David có một đồng nghiệp phàn nàn về sự cố lặp lại với Word.

Đồng nghiệp của anh ấy thường lưu tài liệu của anh ấy sau mỗi vài phút. Một vài phút trước, anh ấy đã gặp sự cố hệ thống yêu cầu khởi động lại. Tệp được trả lại cho anh ta khi anh ta mở lại Word là tệp anh ta đã mở vào đầu ngày, khoảng hai giờ trước đó. Điều này, mặc dù đã nhấp vào nút lưu khoảng một chục lần trong suốt buổi sáng. Đây chỉ là vấn đề khi có sự cố hệ thống. Trong các tình huống làm việc bình thường, anh ta có thể mở tệp đã lưu cuối cùng mà không gặp vấn đề gì. David tự hỏi nếu có bất kỳ khuyến nghị nào về cách tránh vấn đề này.

Thành thật mà nói, David, bạn của bạn đang làm những gì nên làm — tiết kiệm thường xuyên — vì vậy, có lẽ anh ấy không thể làm gì khác. Tuy nhiên, điều này không giải thích tại sao vấn đề đang xảy ra. Có ba tùy chọn mà bạn có thể muốn đồng nghiệp khám phá.

Trước hết, có thể tài liệu của bạn của bạn bị hỏng bằng cách nào đó. Đây là nguyên nhân ít có khả năng xảy ra nhất, nhưng cần phải xem xét. (Tôi đã thấy các tài liệu bị hỏng thực hiện một số điều khá kỳ lạ.) Đồng nghiệp của bạn sẽ không sao khi sao chép văn bản tài liệu sang một tài liệu mới và lưu nó dưới một tên mới.

Khả năng thứ hai là hệ thống của đồng nghiệp của bạn đã được cấu hình đến mức mà lệnh Save không thực sự làm những gì người ta nghĩ. Ví dụ: nếu đồng nghiệp của bạn làm việc trong một công ty cần lưu các phiên bản tài liệu, thì có lẽ lệnh Lưu đã được sửa đổi để đáp ứng nhu cầu đó. Bạn nên kiểm tra xem có bất kỳ macro nào đang phát có thể đã thay đổi chức năng của lệnh Save hay không.

Cuối cùng, có thể có thứ gì đó “ngoài Word” đang chơi trên hệ thống của bạn bè bạn. Ví dụ: có thể có một số tiện ích bổ sung hệ thống tệp đang lưu vào bộ nhớ đệm thông tin thường được ghi vào đĩa ngay lập tức. Điều này xảy ra thường xuyên trong các hệ thống dựa trên ổ đĩa được mã hóa hoặc sử dụng ổ đĩa trạng thái rắn. Nó ít xảy ra hơn, nhưng vẫn có thể xảy ra, khi nói đến ổ đĩa mạng. Hệ thống của đồng nghiệp của bạn có thể đang lưu dữ liệu vào bộ nhớ đệm trong hệ thống của anh ấy — ở đâu đó trong bộ nhớ — và khi hệ thống của anh ấy gặp sự cố, “một nơi nào đó trong bộ nhớ” sẽ biến mất mà tệp đã được ghi vĩnh viễn vào đĩa. Giải pháp cho vấn đề này là kiểm tra bất kỳ bộ đệm nào và sửa đổi hành vi của chúng để chúng ghi vào đĩa thường xuyên hơn.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (8872) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: