Ingrid đã viết với một vấn đề mà cô ấy đang gặp phải với một tài liệu. Có vẻ như khi cô đang làm tài liệu, toàn bộ trang đầu tiên đột nhiên biến thành những ô vuông và bây giờ cô không biết làm thế nào để lấy lại chữ.

Có thể có bất kỳ nguyên nhân nào cho vấn đề này. Chìa khóa là hiểu ý nghĩa của nó khi các ký tự biến thành các ô vuông nhỏ — Word đang sử dụng phông chữ mà thông tin ký tự không có sẵn.

Nếu tài liệu có thể đọc được trong một phút và sau đó không thể đọc được vào phút tiếp theo, điều đó có nghĩa là có điều gì đó đã thay đổi liên quan đến phông chữ đang sử dụng.

Một khả năng là tài liệu đã được chọn (Ctrl + A) và sau đó phông chữ bị thay đổi thành phông chữ không thể hiển thị các ký tự đang sử dụng. Cách khắc phục sự cố này là chọn lại toàn bộ tài liệu và sau đó giữ phím Ctrl khi bạn nhấn phím cách. Điều này thay đổi phông chữ trở lại bất kỳ phông chữ nào được xác định cho kiểu cơ bản được gán cho các đoạn văn.

Tất nhiên, điều này dẫn đến khả năng thứ hai: Phông chữ được sử dụng cho một kiểu không còn hợp lệ. Bạn có thể kiểm tra điều này bằng cách xem kiểu nào được sử dụng cho các đoạn văn có vấn đề, sau đó sửa đổi các kiểu đó để chúng sử dụng phông chữ sẽ hiển thị như bạn mong muốn. (Hãy thử một phông chữ như Arial hoặc Times New Roman. Đây là những phông chữ khá chuẩn trên hầu hết các hệ thống.)

Một tùy chọn khác là phông chữ bạn muốn sử dụng đã bị xóa khỏi hệ thống của bạn. Kiểm tra tên của phông chữ được sử dụng trong tài liệu, sau đó sử dụng Bảng điều khiển Windows để xem liệu phông chữ cụ thể đó có được cài đặt trên máy hay không. Nếu không, thì bạn sẽ cần phải định dạng lại văn bản của mình hoặc bạn sẽ cần cài đặt phông chữ mong muốn.

Nếu bạn vẫn gặp sự cố, hãy lấy tài liệu và xem nó có hiển thị đúng trên một hệ thống khác không. Nếu không, thì có thể bạn đang gặp sự cố hỏng tài liệu và bạn sẽ cần cố gắng chuyển văn bản từ tài liệu xấu sang tài liệu mới. (Cách bạn cố gắng khôi phục nội dung của một tài liệu bị hỏng đã được thảo luận nhiều hơn trong các số báo khác của WordTips.)

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (566) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: