Don tạo ra khá nhiều tài liệu trộn thư trong Word. Nguồn dữ liệu luôn là tài liệu Word với dữ liệu hợp nhất trong bảng. Don có thể thiết lập tài liệu trộn thư và tài liệu nguồn dữ liệu rất độc đáo, và mọi thứ hoạt động tốt cho đến khi anh gửi email cả hai tài liệu cho khách hàng của mình. Nếu máy khách mở tài liệu phối thư, tài liệu nguồn dữ liệu không còn được “đính kèm” nữa và máy khách phải thực hiện lại quy trình cho Word biết những gì được sử dụng làm nguồn dữ liệu. Không quan trọng khách hàng mở tài liệu chính bao nhiêu lần; anh ta phải tìm kiếm và “đính kèm lại” tệp của nguồn dữ liệu mỗi lần. Khi Don mở cùng một tài liệu kết hợp thư trên hệ thống của tôi, nguồn dữ liệu vẫn được liên kết như nó phải như vậy.

Sự cố này có lẽ liên quan đến vị trí của tài liệu nguồn dữ liệu so với tài liệu phối thư. Trong các phiên bản trước của Word, chương trình sẽ giả định nhiều thứ về tài liệu. Ví dụ: nếu kết hợp thư và tài liệu nguồn dữ liệu của bạn nằm trong cùng một thư mục với nhau, thì Word sẽ không lưu trữ tên đường dẫn đầy đủ của tài liệu nguồn dữ liệu với tài liệu phối thư. Thay vào đó, nó chỉ cần lưu trữ tên tệp của tài liệu và để ở đó.

Các phiên bản Word sau này rõ ràng đã thay đổi những gì được lưu. Bây giờ, thay vì chỉ lưu tên tệp của tài liệu nguồn dữ liệu, Word dường như lưu tên đường dẫn đầy đủ đến tài liệu. Điều này có nghĩa là khi bạn gửi hai tài liệu cho một máy khách, tài liệu trộn thư sẽ không thể tìm thấy tài liệu nguồn dữ liệu trừ khi nó có cùng cấu trúc đường dẫn trên hệ thống ban đầu của bạn.

Một nơi điều này trở nên hiển nhiên là nếu bạn lưu trữ tài liệu nguồn dữ liệu và tài liệu phối thư trong thư mục Tài liệu của tôi trên hệ thống của bạn. Khi các tệp được gửi đến máy khách, nếu sau đó chúng được lưu trữ trong thư mục Tài liệu của tôi của máy khách, thì sẽ có vấn đề. Tại sao? Vì đường dẫn đến thư mục My Documents của máy khách khác với đường dẫn đến thư mục My Documents trên máy gốc.

Để khắc phục sự cố, hãy thử lưu trữ cả tài liệu phối thư và tài liệu nguồn dữ liệu trong thư mục gốc của ổ C: hoặc trong một thư mục trong ổ C:. Sau đó, máy khách có thể lưu trữ hai tệp ở cùng một vị trí chính xác và kết nối giữa hai tệp sẽ vẫn nguyên vẹn khi tài liệu phối thư được mở.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (366) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: