Randall tự hỏi làm thế nào anh ta có thể chèn một tài liệu vào giữa một tài liệu lớn hơn mà vẫn giữ nguyên hình thức và định dạng. Anh ta muốn chèn một tài liệu hai trang vào giữa một tài liệu dài hơn và giữ nguyên định dạng để khi chèn vào, hai trang trông giống như bình thường.

Thực sự khó để làm điều này, với kết quả nhất quán, trong Word. Tại sao?

Vì cách Word xử lý định dạng. Hãy xem xét vấn đề đơn giản của lề trang. Khi bạn chèn một tài liệu này vào một tài liệu khác, Word sẽ giả định rằng bạn muốn sử dụng cùng một lề trang như những lề trong tài liệu nhận, ngay cả khi những lề đó khác với những lề trong tài liệu gốc. Nếu lề trong cả hai tài liệu không giống nhau, thì tài liệu được chèn vào sẽ được định dạng lại bên trong lề mới và bạn sẽ có một cái gì đó trông khác với bản gốc.

Một cách để giúp giảm thiểu vấn đề này là chèn các dấu ngắt phần trước và sau nơi tài liệu hai trang sẽ được chèn. Điều này sẽ không làm cho tài liệu nhận tự động có cùng lề trên tài liệu được chèn, nhưng bạn sẽ có thể đặt lề giữa các ngắt phần theo cách thủ công để chúng khớp với những gì có trong tài liệu hai trang. Điều này có thể ngăn chặn một số vấn đề đau đầu về định dạng lại.

Lưu ý rằng tôi đã nói “một số”. Lý do là vì hầu hết các vấn đề đau đầu về định dạng sẽ tập trung vào định dạng thực tế của văn bản được chèn. Khi bạn chèn tài liệu này vào tài liệu khác, Word sẽ chuyển tất cả định dạng — cả kiểu và định dạng rõ ràng — từ tài liệu gốc và thêm nó vào tài liệu nhận. Nếu tài liệu nhận có kiểu giống tên được sử dụng bởi tài liệu đang được chèn, thì các thuộc tính kiểu trong tài liệu nhận được sử dụng ưu tiên cho các thuộc tính trong tài liệu đang được chèn. Trong trường hợp như vậy, khả năng văn bản được chèn trông khác với văn bản gốc là rất cao.

Ví dụ: mọi tài liệu đều có kiểu đoạn văn có tên “Bình thường”. Nếu tài liệu nhận có kiểu Chuẩn được xác định để hiển thị văn bản dưới dạng Ariel 12 pt và tài liệu đang được chèn có kiểu Bình thường được xác định để hiển thị văn bản dưới dạng Times New Roman 10 pt, thì bất kỳ đoạn văn nào trong tài liệu gốc được định dạng bằng Kiểu chuẩn sẽ áp dụng định dạng Ariel 12 pt khi được chèn vào tài liệu nhận.

Cách duy nhất để giải quyết vấn đề này là đảm bảo rằng tài liệu được chèn không bao giờ sử dụng cùng kiểu với tài liệu nhận. Điều này, rõ ràng, là rất nhiều công việc. Vì lý do này, nhiều người tránh việc chèn tất cả các tài liệu lại với nhau. Thay vào đó, họ chèn một “hình ảnh” của tài liệu bằng cách sử dụng các bước chung sau:

  1. Chọn tất cả văn bản trong tài liệu sẽ được chèn.

  2. Nhấn Ctrl + C để sao chép văn bản vào Clipboard.

  3. Trong tài liệu nhận, định vị điểm chèn mà bạn muốn quá trình chèn diễn ra.

  4. Hiển thị hộp thoại Dán Đặc biệt.

  5. Nhấp vào tùy chọn Ảnh (Siêu tệp nâng cao).

  6. Nhấp vào OK.

Điều gì xảy ra là văn bản trong Clipboard (tài liệu sẽ được chèn) được chèn vào tài liệu nhận, nhưng nó được chèn dưới dạng ảnh và do đó gần với hình thức ban đầu hơn. Bạn sẽ muốn chơi với phương pháp chèn này; nó không thích hợp cho các tài liệu dài hơn hoặc tài liệu có nhiều phức tạp.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (3453) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: