Tự động sửa lỗi là một tính năng tiện dụng giúp bù đắp cho tình trạng “đánh máy kém”.

(Nó đã giúp tôi rất nhiều khi các ngón tay của tôi bị lẫn lộn vào phím nào nên được nhấn khi nào.:>)) Tuy nhiên, có một số trường hợp Tự động sửa có thể gây ra vấn đề.

Hãy xem xét tình huống khi bạn có những từ viết tắt giống với một từ thường bị gõ nhầm. Ví dụ: “hsa” được AutoCorrect nhận dạng là nhập sai và nó tự động được sửa thành “has”. Tuy nhiên, HSA cũng là từ viết tắt của Health Savings Account. Nếu bạn thực sự muốn nhập từ viết tắt này, bạn không muốn Word cho rằng bạn đã mắc lỗi đánh máy và sửa nó cho bạn.

Thật không may, không có cách nào để hướng dẫn AutoCorrect bỏ qua các từ “gõ nhầm” được nhập bằng tất cả các chữ hoa. Tuy nhiên, có hai cách giải quyết bạn có thể sử dụng.

Cách giải quyết đầu tiên là tạo một mục nhập AutoCorrect hoàn toàn mới để chỉ xử lý các trường hợp bạn muốn HSA. Làm theo các bước sau:

  1. Chọn Tùy chọn Tự sửa từ menu Công cụ. Word hiển thị hộp thoại AutoCorrect và tab AutoCorrect sẽ được chọn. (Xem Hình 1.)

  2. Trong hộp Thay thế, nhập “hsaa” (không có dấu ngoặc kép).

  3. Trong hộp Với, nhập HSA, bằng chữ hoa.

  4. Nhấp vào Thêm. Mục nhập Tự động sửa mới được thêm vào danh sách mục nhập.

  5. Nhấp vào OK.

Tại thời điểm này, mỗi khi bạn gõ “hsaa”, nó được thay thế bằng HSA và mỗi khi bạn gõ “hsa”, nó được thay thế bằng “has”. Điều này hoạt động vì việc thay thế chỉ xảy ra khi Word xác định bạn đã hoàn thành từ (nhấn dấu cách hoặc dấu chấm câu) và sau khi thực hiện thay thế, Word sẽ không quay lại và thực hiện thay thế bổ sung. Do đó, HSA, thay thế cho “hsaa,” không tự động được sửa thành HAS.

Cách giải quyết thứ hai là cho phép AutoCorrect thực hiện công việc của nó, thay đổi một cách cẩn thận tất cả các trường hợp của HSA thành HAS. Sau đó, bạn có thể tạo một macro sẽ sử dụng Tìm và Thay thế để định vị tất cả các trường hợp của từ viết hoa HAS và thay đổi chúng thành HSA. Macro sau sẽ thực hiện điều đó:

Sub ReplaceHAS()

Selection.Find.ClearFormatting     Selection.Find.Replacement.ClearFormatting     With Selection.Find         .Text = "HAS"

.Replacement.Text = "HSA"

.Forward = True         .Wrap = wdFindContinue         .Format = False         .MatchCase = True         .MatchWholeWord = True         .MatchWildcards = False         .MatchSoundsLike = False         .MatchAllWordForms = False     End With     Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll End Sub

Macro hoạt động trên toàn bộ tài liệu. Bạn có thể gán nó cho một phím tắt hoặc một nút trên thanh công cụ để bạn có thể sử dụng nó như một trong những bước hoàn thiện trong quá trình chỉnh sửa của mình.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (228) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: