Nhiều người dùng có một số macro mà họ muốn gán các phím tắt. Tuy nhiên, khi bạn có nhiều macro, bạn sẽ khó nhớ các phím tắt. Sẽ rất tuyệt nếu có sẵn một danh sách các macro với các phím tắt của chúng. Sẽ còn tuyệt hơn nếu có một danh sách như vậy và có tùy chọn nhấp vào phím tắt để chạy macro.

Giải pháp là một quy trình gồm hai bước. Đầu tiên, tạo menu Macro và thứ hai thêm hàng chục macro được sử dụng phổ biến nhất của bạn. Nếu được thực hiện với một số tầm nhìn xa, bạn có thể gõ ba phím để chạy bất kỳ macro nào thường được sử dụng.

Để đơn giản, giả sử bạn có các macro sau, nhiều macro đã xuất hiện trong các vấn đề khác của _WordTips: _ AddParens, AddQuotes, EmailCleanup và TwoSpaces. Đảm bảo rằng mẫu chứa macro của bạn được tải vào Word, sau đó tạo menu Macro như sau.

  1. Bấm đúp vào chỗ trống trên thanh công cụ hoặc chọn Tùy chỉnh từ menu Công cụ. Dù bằng cách nào, Word sẽ hiển thị hộp thoại Tùy chỉnh.

  2. Đảm bảo rằng tab Lệnh được chọn. (Xem Hình 1.)

  3. Trong danh sách Danh mục, chọn tùy chọn Trình đơn Mới. (Đây phải là tùy chọn cuối cùng trong danh sách Danh mục.)

  4. Trong danh sách Lệnh, bạn sẽ thấy một tùy chọn: Menu mới. Kéo tùy chọn này vào thanh menu Word hiện có và thả nó vào nơi bạn muốn menu mới xuất hiện. Một vị trí tốt là ngay bên cạnh menu Công cụ, nhưng bất kỳ nơi nào trên thanh menu cũng sẽ hoạt động.

  5. Bấm chuột phải vào menu mới, trên thanh menu. Word hiển thị menu Ngữ cảnh hiển thị các thuộc tính của menu cụ thể này.

  6. Thay đổi thông tin trong hộp Tên thành “& Macro”, không có dấu ngoặc kép. Việc sử dụng dấu và (&) cho phép bạn chỉ định những gì Word sẽ sử dụng làm phím nóng cho menu. Trong trường hợp này, bạn có thể truy cập menu sau đó bằng cách sử dụng tổ hợp phím Alt + M.

Bây giờ bạn có một menu Macro và bạn có thể kết thúc các tùy chỉnh của mình. Tuy nhiên, nó sẽ không mang lại nhiều lợi ích cho bạn vì menu Macros của bạn, mặc dù có sẵn trên thanh menu, nhưng lại trống. Để đưa các macro được đề cập ở trên vào menu, hãy làm như sau với hộp thoại Tùy chỉnh vẫn hiển thị:

  1. Trong danh sách Danh mục, hãy chọn tùy chọn Macro. Tất cả các macro của bạn xuất hiện ở phía bên phải của hộp thoại, trong danh sách Lệnh.

  2. Kéo từng macro vào menu Macro mới của bạn. Khi bạn làm như vậy, menu mới sẽ thả xuống và bạn có thể di chuyển chuột để chỉ định vị trí macro sẽ xuất hiện trên menu. Nhả nút chuột khi bạn hài lòng với vị trí của macro trên menu. Khi hoàn thành, tất cả các macro đều có trên menu.

  3. Lần lượt bấm chuột phải vào từng macro và thay đổi thuộc tính Tên thành một thứ dễ mô tả hơn. Ví dụ: bạn có thể sử dụng Add & Parens, Add & Quotes, & EmailCleanup và & TwoSpaces cho các macro được đề cập ở đầu mẹo này. (Hãy nhớ rằng dấu và chỉ định phím nóng để kích hoạt macro từ menu.)

  4. Nhấp vào Đóng trong hộp thoại Tùy chỉnh.

Bây giờ bạn có một số lợi ích. Bằng cách gõ Alt + M, menu Macro sẽ mở ra.

Tại thời điểm đó, bạn có thể xem tên của bất kỳ macro nào và ký tự sẽ kích hoạt macro đó. Chữ cái sau dấu và (bước 3, ở trên) được gạch dưới và kích hoạt macro. Bạn cũng có tùy chọn sử dụng các phím mũi tên để chọn một tùy chọn menu hoặc nhấp vào tùy chọn menu như bạn làm với bất kỳ menu nào khác.

Nếu bạn quyết định chỉ sử dụng các phím tắt, trong một thời gian ngắn, bạn sẽ nhớ rằng gõ Alt + M, P sẽ chạy macro AddParens; Alt + M, Q chạy macro AddQuotes; Alt + M, E chạy macro EmailCleanup và Alt + M, T chạy macro TwoSpaces.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (812) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003.