Bạn đã bao giờ đặt ảnh vào tài liệu Word của mình, chỉ để ảnh không hiển thị khi bạn làm việc sau này trong tài liệu? Điều này dường như là một sự xuất hiện phổ biến và có một số lý do cho điều này.

Word thực hiện cái được gọi là cách tiếp cận “phân lớp” đối với tài liệu. Mỗi tài liệu có nhiều lớp khác nhau. Bạn có thể quen thuộc nhất với lớp văn bản, nơi văn bản của bạn thực sự nằm trong đó. Cũng có hai lớp khác. Đầu tiên là lớp đầu trang / chân trang, chứa cả thông tin đầu trang và chân trang xuất hiện trên mọi trang trong tài liệu cuối cùng của bạn. Lớp còn lại là lớp vẽ, chứa các đối tượng đồ họa.

Trên thực tế, văn bản có thể xuất hiện trong cả ba lớp tài liệu của bạn. Ví dụ: đầu trang và chân trang được cấu tạo chủ yếu từ văn bản, văn bản hiển nhiên xuất hiện trong lớp văn bản và hộp văn bản có thể xuất hiện trong lớp đồ họa.

Tương tự, đồ họa có thể xuất hiện trên cả ba lớp. Mọi người thường không đặt đồ họa trên lớp đầu trang / chân trang, nhưng họ có thể.

Đồ họa phổ biến hơn nhiều trên cả lớp văn bản và lớp đồ họa. Nếu bạn đặt một đồ họa nội tuyến trong tài liệu của mình, nó sẽ nằm trên lớp văn bản; nếu bạn đặt một đồ họa nổi trong tài liệu của mình, nó sẽ nằm trên lớp đồ họa.

Thảo luận về các lớp này có liên quan gì đến việc hình ảnh có hiển thị trong Word hay không? Có một số cách để xem tài liệu của bạn, mỗi cách đều có thể truy cập từ menu hoặc bằng cách nhấp vào một trong các nút Xem ở góc dưới bên trái của màn hình. Hầu hết mọi người thực hiện việc viết và chỉnh sửa của họ ở dạng xem Bố cục Thông thường hoặc In. Nếu bạn đang sử dụng dạng xem Thường, Word chỉ hiển thị nội dung của lớp văn bản trong tài liệu của bạn.

Do đó, bất kỳ hình ảnh nào nằm trong lớp đầu trang / chân trang hoặc phổ biến hơn là trên lớp bản vẽ sẽ không hiển thị. Để xem ảnh trên các lớp khác này, bạn cần chuyển sang chế độ xem Bố trí in.

Tất nhiên, một số hình ảnh có thể nhìn thấy khi làm việc trên tài liệu của bạn ở dạng xem Thường. Tại sao? Bởi vì một số hình ảnh — hình ảnh nội tuyến — được lưu trữ trên lớp văn bản và đây là lớp đang được hiển thị.

Bạn có thể chuyển một bản vẽ từ lớp vẽ sang lớp văn bản (hoặc ngược lại) bằng cách thay đổi xem nó là nổi hay inline. Bạn làm điều đó bằng cách làm theo các bước sau:

  1. Nhấp chuột phải vào hình ảnh để hiển thị menu Ngữ cảnh.

  2. Từ menu Ngữ cảnh, chọn Định dạng Ảnh. Word hiển thị hộp thoại Định dạng Ảnh.

  3. Đảm bảo rằng tab Bố cục được chọn. (Xem Hình 1.)

  4. Trong khu vực Wrapping Style là một số tùy chọn. Chọn In Line with Text sẽ đặt bản vẽ trên lớp văn bản; bất kỳ lựa chọn nào khác đặt bản vẽ trên lớp vẽ.

  5. Khi bạn thực hiện xong lựa chọn của mình, hãy nhấp vào OK.

Lưu ý rằng bạn chỉ có thể chuyển một bản vẽ sang lớp văn bản (đặt nó thẳng hàng với văn bản) nếu đó là hình ảnh bạn đã đặt trong tài liệu của mình. Nếu đó là một đối tượng đồ họa mà bạn đã tạo bằng thanh công cụ Vẽ, bạn không thể thực hiện việc này; tùy chọn In Line with Text không khả dụng. Các đối tượng đồ họa như thế này chỉ có thể nằm trên lớp vẽ. Đây là lý do tại sao Word chuyển sang dạng xem Bố trí In bất cứ khi nào bạn chọn chèn các đối tượng vẽ vào tài liệu của mình — nó biết rằng những đối tượng này chỉ hiển thị trong dạng xem Bố trí In.

Bất chấp lời giải thích ở trên, có những cài đặt khác trong Word có thể ảnh hưởng đến khả năng hiển thị của đồ họa trong tài liệu. Nếu bạn không thể nhìn thấy một bản vẽ mà bạn cho rằng sẽ hiển thị, bạn có thể muốn kiểm tra những điều này:

  1. Chọn Tùy chọn từ menu Công cụ. Word hiển thị hộp thoại Tùy chọn.

  2. Đảm bảo rằng tab Xem được chọn. (Xem Hình 2.)

  3. Lưu ý hộp kiểm Bản vẽ. Hộp kiểm này kiểm soát việc bản vẽ có được hiển thị hay không khi sử dụng các dạng xem Bố trí In và Bố cục Web; thiết lập nó theo mong muốn của bạn.

  4. Lưu ý hộp kiểm Trình giữ chỗ Ảnh. Hộp kiểm này kiểm soát xem Word có hiển thị bất kỳ bản vẽ nào hay không, bất kể lớp mà chúng nằm trên đó. Nếu được chọn, thì Word sẽ hiển thị một “trình giữ chỗ” cho đồ họa, nhưng không hiển thị cho chính đồ họa đó. Đặt hộp kiểm này theo mong muốn của bạn.

  5. Khi hoàn tất, bấm OK để đóng hộp thoại.

Một điều khác cần nhớ là Word xử lý các loại đồ họa khác nhau khi hiển thị chúng. Ví dụ: nếu bạn đang đặt một đồ họa EPS trong tài liệu của mình và đồ họa đó không được lưu bằng “bản xem trước”, thì Word sẽ không hiển thị nó, mà thay vào đó sẽ hiển thị một hộp màu xám cho biết nơi đồ họa sẽ in. Loại hành vi này minh họa rằng bộ lọc đồ họa có thể ảnh hưởng đến những gì bạn thấy trong tài liệu.

Bạn cũng phải cài đặt bộ lọc đồ họa thích hợp trong Word (tùy thuộc vào phiên bản của bạn) để hiển thị các loại đồ họa khác nhau, nhưng không phải lúc nào bạn cũng cần cài đặt bộ lọc đồ họa để chèn đồ họa vào tài liệu của bạn. Điều này nghe có vẻ khó hiểu, nhưng theo hệ thống Trợ giúp của Word đối với một số phiên bản Word, đây chính xác là trường hợp xảy ra với tệp JPG. Nó nói rằng bạn “phải cài đặt bộ lọc JPEG để chèn tệp .jpg vào tài liệu Word dưới dạng đối tượng Microsoft Clip Gallery hoặc đối tượng Photo Editor. Tuy nhiên, để chèn tệp .jpg trực tiếp vào tài liệu Word, bạn không nên ‘ không cần bộ lọc JPEG. ” Điều này có nghĩa là một số tệp JPG yêu cầu bộ lọc và những tệp khác thì không. (Xem hình.) Giải pháp tốt nhất là chỉ cần đảm bảo rằng bạn đã cài đặt các bộ lọc JPG, cùng với các bộ lọc cho tất cả các định dạng đồ họa bạn sẽ sử dụng.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (54) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: