Trong môi trường công ty sử dụng Word, không có gì lạ khi công ty đã phát triển một bộ tiêu chuẩn xác định “giao diện”

muốn cho truyền thông công ty. Thật không may, nếu người dùng thực hiện các thay đổi đối với các kiểu trong các mẫu (có nhiều cách để thực hiện việc này mà thậm chí không cố ý cố gắng), thì các mẫu ban đầu có thể dễ dàng bị hỏng.

Ví dụ, giả sử Mary sử dụng mẫu công ty để tạo một bức thư, rồi lưu bức thư vào đĩa. Sau đó, Bill tạo một bức thư bằng cách sử dụng cùng một mẫu, nhưng thực hiện một vài thay đổi đối với kiểu trong quá trình tạo và lưu tài liệu của mình. Lần tới khi Mary mở thư của mình, những thay đổi về văn phong của Bill sẽ ảnh hưởng đến giao diện của bức thư của cô ấy.

Giải quyết vấn đề này liên quan đến một cách tiếp cận ba hướng. Trước tiên, bạn cần lưu các mẫu công ty của mình theo cách được bảo vệ; thứ hai, bạn cần thiết lập Word để truy cập chúng đúng cách; và thứ ba, bạn cần thực hiện một số giáo dục người dùng.

Trước tiên, hãy đảm bảo rằng các mẫu của bạn được lưu trữ trên máy chủ mạng của công ty trong một thư mục đặc biệt mà bạn đã tạo chỉ với mục đích lưu trữ các mẫu. Đảm bảo rằng mọi người đều có quyền truy cập vào thư mục, nhưng nó phải là quyền truy cập chỉ đọc. Ngoài ra, không có hại gì khi đảm bảo rằng các mẫu được lưu dưới dạng chỉ đọc. Nếu bạn gặp bất kỳ vấn đề nào với việc thiết lập và lưu trữ các mẫu theo cách này, quản trị viên mạng của bạn sẽ có thể thực hiện khá nhanh chóng.

Thứ hai, trong Word, chọn Tùy chọn từ menu Công cụ, sau đó hiển thị tab Vị trí tệp. Đảm bảo rằng đặc tả Mẫu nhóm làm việc trỏ đến thư mục đặc biệt mà bạn đã thiết lập ở bước trước. Sau đó, đảm bảo rằng tùy chọn Mẫu người dùng được đặt thành một thư mục riêng tư trên ổ cứng của người dùng hoặc trong không gian của họ trên máy chủ mạng.

Thứ ba, hướng dẫn người dùng rằng nếu họ muốn thực hiện thay đổi đối với mẫu (để họ có thể sử dụng những thay đổi đó nhiều lần), họ nên sao chép mẫu từ vùng được bảo vệ trên máy chủ mạng vào vùng mẫu người dùng của họ và đưa mẫu một tên mới. (Việc sao chép này phải diễn ra bên ngoài Word, sử dụng các khả năng của chính Windows.)

Bây giờ có thể thực hiện các thay đổi đối với mẫu mà không ảnh hưởng đến bất kỳ ai khác.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (9442) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: