Dick tự hỏi tại sao khi anh ta thay đổi lề của một tài liệu trong một loạt nhiều tài liệu, Word lại thay đổi lề của mọi tài liệu. Từ tất cả những gì anh ấy từng đọc về Word mà điều đó không thể xảy ra.

Dick nói đúng; điều này không thể xảy ra. Tài liệu Word dựa trên mẫu và khi bạn tạo tài liệu, lề được đặt theo cài đặt trong mẫu bạn sử dụng. (Nếu bạn không hướng dẫn Word sử dụng một mẫu cụ thể, nó vẫn sử dụng một mẫu có tên là Normal.dot để tạo tài liệu và các lề của tài liệu dựa trên những gì có trong Normal.dot.) Nếu sau này bạn thay đổi các lề trong mẫu , Word không thay đổi lề trong bất kỳ tài liệu hiện có nào dựa trên mẫu đó. Tuy nhiên, nó ảnh hưởng đến bất kỳ tài liệu nào bạn tạo trong tương lai dựa trên mẫu đó. Nếu bạn có toàn bộ một loạt tài liệu dựa trên cùng một mẫu và bạn thay đổi lề trong một trong các tài liệu thì lề trong các tài liệu khác (và trong mẫu dựa trên chúng) vẫn không bị ảnh hưởng.

Vì vậy, nếu lề tài liệu của bạn thay đổi theo một cách nào đó không được mô tả ở trên, có thể có một số điều xảy ra. Trước hết, có thể những gì bạn đang thấy không dựa trên lề mà dựa trên một số cài đặt định dạng khác. Ví dụ, giả sử rằng tài liệu của bạn có lề 1 inch và tất cả các đoạn văn của bạn đều sử dụng kiểu Thông thường.

(Đây là kiểu mặc định được sử dụng trừ khi bạn tạo một số kiểu khác để áp dụng cho các đoạn văn của mình.) Theo mặc định, tất cả các đoạn văn của bạn bắt đầu cách mép trái của tờ giấy 1 inch.

Giả sử rằng sau đó bạn thay đổi thụt lề trên các đoạn văn trong tài liệu. Bạn chọn tất cả các đoạn văn bản và kéo điểm đánh dấu thụt lề trên Thước sang bên phải nửa inch. Bây giờ có vẻ như lợi nhuận của bạn là 1,5 inch, nhưng thực tế không phải vậy. Điều thực sự đang diễn ra là lề của bạn vẫn ở mức 1 inch và thụt lề đoạn văn của bạn là 0,5 inch.

Điều này thường sẽ không gây ra sự cố và chỉ tài liệu hiện tại mới bị ảnh hưởng. Tuy nhiên, nếu bạn có “Tự động cập nhật”

đã kiểm tra kiểu Bình thường (trên hộp thoại Sửa đổi Kiểu), sau đó thay đổi bạn vừa thực hiện đối với Kiểu Bình thường (thụt lề đoạn đã thay đổi)

được “ghi lại” vào mẫu Normal.dot. Điều này có nghĩa là tất cả các tài liệu trong tương lai dựa trên mẫu Normal.dot sẽ có các đoạn văn của chúng được thụt vào 0,5 inch. Ngoài ra, nếu các tài liệu khác của bạn đã chọn hộp kiểm “Tự động Cập nhật Kiểu Tài liệu” (trong hộp thoại Mẫu và Phần bổ trợ được sử dụng để liên kết mẫu với tài liệu), thì tất cả các tài liệu hiện có đó sẽ có Bình thường- cập nhật đoạn văn theo kiểu để phản ánh thụt lề đoạn văn mới.

Đó là rất nhiều “nếu là”, nhưng nó không phải là một kịch bản bất thường. Nếu trường hợp này phản ánh thực tế về cách tài liệu của bạn được thiết lập, thì cách duy nhất để khắc phục là tắt hai hộp kiểm đã đề cập và sau đó thực hiện thay đổi đối với tài liệu riêng lẻ.

Nếu tình huống trên không phản ánh những gì đang xảy ra trong tình huống của bạn, thì có thể có những thứ khác ảnh hưởng đến tài liệu của bạn.

Ví dụ: có thể có một số macro đang chạy hậu trường để kiểm tra xem khi nào lợi nhuận được thay đổi. Sau đó, macro có thể cập nhật các tài liệu hoặc mẫu khác để phản ánh các thay đổi. Tình huống này nên dễ dàng nhận ra; chỉ cần kiểm tra xem có bất kỳ macro nào được liên kết với tài liệu của bạn không. Nếu vậy, hãy kiểm tra chúng và xem chúng đang làm gì.

Cho đến nay tôi đã giả định rằng bạn thực sự đang làm việc với các tài liệu riêng biệt.

Nếu tài liệu của bạn đang được xử lý như một đơn vị theo một cách nào đó, thì không có gì tôi đã mô tả thực sự áp dụng. Ví dụ: nếu bạn đang sử dụng một tài liệu chính và các tài liệu con, thì các tài liệu con, theo thiết kế, sẽ sử dụng cài đặt lề của tài liệu chính thay vì bất kỳ lề nào có thể được đặt trong các tài liệu con. Liên quan chặt chẽ là kịch bản mở một tài liệu mới và sử dụng menu Chèn để thêm tài liệu mới vào tài liệu hiện tại. Các tài liệu gốc, riêng lẻ (và lề của chúng) không thay đổi, nhưng khi chúng được chèn vào tài liệu hiện tại, chúng sẽ chấp nhận lề của tài liệu mới đó. Bạn có thể cố gắng giải quyết một trong hai tình huống này bằng cách sử dụng hợp lý các dấu ngắt phần giữa các tài liệu và đặt lề độc lập trong mỗi phần.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (8251) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: