Theo thời gian, rất có thể thu thập một số lượng lớn tài liệu. Tại một số thời điểm, bạn có thể muốn thực hiện cùng một thay đổi đối với từng tài liệu trong bộ sưu tập. Ví dụ: bạn có thể cần thay đổi tên công ty trong mỗi tài liệu. Rõ ràng là bạn có thể mở từng tài liệu, thực hiện thay đổi và sau đó lưu tài liệu, nhưng quá trình đó có thể nhanh chóng trở nên mệt mỏi nếu bạn có hàng trăm hoặc hàng nghìn tài liệu cần xử lý.

Để làm gì? Nhất quán với quan điểm đã được đưa ra trong các vấn đề khác của WordTips, bất cứ khi nào bạn có việc gì đó khó thực hiện và mệt mỏi, bạn thường có thể sử dụng macro để xử lý công việc cho mình. Ví dụ: bạn có thể viết một macro sẽ duyệt qua tất cả các tài liệu trong một thư mục, tải lần lượt từng tài liệu, tìm kiếm và thay đổi văn bản cần thiết và lưu lại tài liệu. Quá trình này không khác quá trình bạn làm theo cách thủ công, ngoại trừ việc nó được thực hiện dưới sự kiểm soát của macro. Điều này làm cho nó dễ dàng và nhanh hơn nhiều.

Sau đây là ví dụ về macro có thể thực hiện thủ thuật:

Public Sub MassReplace()

With Application.FileSearch         .LookIn = "C:\"             ' where to search         .SearchSubFolders = True    ' search the subfolders         .FileName = "*.doc"         ' file pattern to match

' if more than one match, execute the following code         If .Execute() > 0 Then             ' to display how many files this macro will access,             ' uncomment the next line of code '            MsgBox "Found " & .FoundFiles.Count & " file(s)."



' for each file you find, run this loop             For i = 1 To .FoundFiles.Count                 ' open the file based on its index position                 Documents.Open FileName:=.FoundFiles(i)



' search and replace the company name                 selection.Find.ClearFormatting                 selection.Find.Replacement.ClearFormatting                 With selection.Find                     .Text = "OldCompanyName"

.MatchCase = True                     .Replacement.Text = "NewCompanyName"

End With                 selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll

' replace street address                 With selection.Find                     .Text = "OldStreetAddress"

.Replacement.Text = "NewStreetAddress"

End With                 selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll

' replace the City, State, and Zip code                 With selection.Find                     .Text = "OldCityStateAndZip"

.Replacement.Text = "NewCityStateAndZip"

End With                 selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll

' save and close the current document                 ActiveDocument.Close wdSaveChanges             Next i         Else             ' if the system cannot find any files             ' with the .doc extension             MsgBox "No files found."

End If     End With End Sub

Macro này khá mạnh mẽ và nó cho phép bạn không chỉ thay đổi tên công ty mà còn cả địa chỉ công ty của bạn. Tất cả những gì bạn cần làm là thực hiện các thay đổi để chỉ định thư mục và ổ đĩa sẽ sử dụng trong tìm kiếm của mình, cũng như thông tin công ty cũ và mới là gì.

Nếu xử lý macro vượt quá những gì bạn muốn giải quyết, thì cũng có một số sản phẩm thương mại khác nhau có sẵn sẽ hoạt động với tài liệu Word. Nhiều người đăng ký đã đề xuất các chương trình sau:

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1462) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: