Volker đã mô tả một tình huống mà anh ta gặp phải khi hợp nhất dữ liệu từ cơ sở dữ liệu Access. Trong cơ sở dữ liệu, anh ta sử dụng một mặt nạ cho trường số điện thoại, chẳng hạn như! (999) 000-0000

_. Khi anh ta ghép số điện thoại vào tài liệu Word, các ký hiệu định dạng (dấu gạch ngang và dấu ngoặc đơn)

không có trong dữ liệu đã hợp nhất, vì vậy các số điện thoại trông lạ.

Nếu bạn có quyền kiểm soát cơ sở dữ liệu Access, có lẽ giải pháp đơn giản nhất là thay đổi cách dữ liệu thực sự được lưu trữ trong bảng dữ liệu Access của bạn. Khi bạn xác định trường số điện thoại của mình trong Access, hãy chỉ định rằng các ký tự mặt nạ được lưu cùng với dữ liệu trong trường số điện thoại. (Access cho phép bạn lưu các ký tự mặt nạ hoặc không.) Nếu bạn chọn lưu trữ mà không có chúng, bạn sẽ tiết kiệm được dung lượng trong bảng dữ liệu của mình.

Nếu bạn chọn lưu trữ với chúng, thì chúng sẽ có sẵn để xuất sang các chương trình như Word.

Nếu bạn không có quyền kiểm soát cơ sở dữ liệu Access, thì việc thay đổi cách dữ liệu được lưu trữ có lẽ không phải là một tùy chọn dành cho bạn. Trong trường hợp đó, bạn có thể cần chơi với các trường hợp nhất được Word sử dụng. Nếu dữ liệu được lưu trữ trong bảng Access dưới dạng số, thì bạn có thể thêm mặt nạ vào trường MERGEFIELD trong tài liệu phối Word của mình. Bạn có thể tìm thấy một số mẹo hay về cách thực hiện điều đó tại một trong các địa điểm sau:

http://homepage.swissonline.ch/cindymeister/MM2002/MM2002.htm http://www.gmayor.com/formatting_word_fields.htm

Hãy nhớ rằng việc sử dụng mặt nạ theo cách này sẽ chỉ hoạt động nếu số điện thoại của bạn được lưu trữ trong Access dưới dạng giá trị số. Dựa trên thực tế là bạn đang sử dụng mặt nạ cho trường Access, mặt nạ cho tôi biết rằng số điện thoại của bạn được lưu trữ dưới dạng văn bản. (Mặt nạ chỉ có sẵn cho các trường ngày và văn bản trong Access, không cho các trường số.) Cách duy nhất trong trường hợp đó là thực sự sửa đổi cách thông tin được lưu trữ trong bảng Access.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (143) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: