Một trong những lợi ích lớn khi sử dụng Microsoft Office là các chương trình trong bộ đều hoạt động cùng nhau. Điều này không có nghĩa là không có “va chạm”

Tuy nhiên, trên con đường để cùng tồn tại hạnh phúc. Một sự thay đổi như vậy là hiển nhiên khi sử dụng bảng Access làm nguồn dữ liệu cho phối thư Word.

Một người đọc WordTips đã viết rằng anh ta đang gặp sự cố khi hợp nhất các đối tượng đồ họa OLE từ trường bảng Access vào tài liệu Word. Anh ấy không thể làm cho nó hoạt động. Khi câu hỏi được đặt cho những độc giả thông minh của chúng tôi, chúng tôi phát hiện ra rằng nó không hoạt động vì nó không thể. Có vẻ như Word sử dụng DDE để giao tiếp với Access và DDE không thể chuyển các đối tượng OLE (như đồ họa) qua giao diện DDE. Hoàn toàn không rõ tại sao Microsoft lại không sử dụng OLE Automation để thay thế, điều này có thể đã giải quyết được vấn đề.

Nhân tiện, vấn đề này không rõ ràng nếu bạn đang sử dụng một tài liệu Word khác làm nguồn dữ liệu của mình. Điều này có lý, vì nguyên nhân của sự cố là kênh giao tiếp DDE giữa Access và Word. Sự cố không tồn tại giữa hai tài liệu Word vì một loại kênh giao tiếp khác được sử dụng.

Vì không thể có một giải pháp, nên cần phải có một giải pháp thay thế. Cách giải quyết rõ ràng nhất là không sử dụng Access mà thay vào đó sử dụng tài liệu Word làm nguồn dữ liệu của bạn. Nếu điều này là không khả thi, bạn chỉ cần không lo lắng về việc hợp nhất các đồ họa, nhưng hãy đặt chúng “đúng vị trí” trong tài liệu Word. Không cần hợp nhất đồ họa trong giải pháp này, nhưng nó chỉ hoạt động trong những trường hợp đồ họa giống nhau đối với tất cả các trường hợp của dữ liệu được hợp nhất trên một trang. Nếu đồ họa cần thay đổi cho mỗi bản ghi được hợp nhất, nó sẽ không hoạt động.

Có lẽ cách giải quyết thỏa đáng nhất là hợp nhất tên tệp thay vì đồ họa thực tế. Nếu bảng Access có thể bao gồm tên của các tệp đồ họa thay vì các tệp đồ họa, bạn có thể thiết lập các trường hợp nhất của mình trong tài liệu Word để thực sự ra ngoài và tải đồ họa cho bạn.

Ví dụ: giả sử bạn có một trường trong bảng Access với tên “Sig.” Tại điểm trong tài liệu hợp nhất của bạn nơi bạn muốn đồ họa xuất hiện, bạn phải đảm bảo rằng bạn có những thứ sau:

{INCLUDEPICTURE "X:\\sigs\\{ MERGEFIELD Sig}" \* MERGEFORMAT}

Lưu ý rằng trong trường hợp này, đường dẫn đến tệp đồ họa được mã hóa cứng.

Bạn có thể dễ dàng đưa ra giả định rằng đường dẫn là một phần của trường Sig. Khi bạn hợp nhất và in, trường \ {MERGEFIELD Sig} được thay thế bằng nội dung của trường Sig từ bảng Access (nói cách khác là tên tệp) và trường INCLUDEPICTURE khiến Word bao gồm ảnh (đồ họa) được chỉ định.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (673) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003.