Tính năng trộn thư trong Word cực kỳ mạnh mẽ và bạn có thể sử dụng nó để dễ dàng tạo các phiên bản tùy chỉnh của tài liệu từ thông tin trong nguồn dữ liệu (chẳng hạn như bảng Word, trang tính Excel hoặc cơ sở dữ liệu Access). Thông thường, tính năng phối thư được sử dụng để hợp nhất văn bản thành tài liệu — các mục như tên khách hàng hoặc số bộ phận. Tuy nhiên, có thể có lúc bạn muốn hợp nhất một hình ảnh vào tài liệu của mình.

Chìa khóa để hợp nhất đồ họa là đảm bảo rằng bạn không cố gắng hợp nhất đồ họa mà là hợp nhất một trường “trỏ” đến tệp đồ họa. Ví dụ: bạn có thể có một trang tính Excel chứa một nhóm danh sách bất động sản. Chỉ cần đảm bảo rằng bạn thiết lập trang tính của mình để trang tính chứa địa chỉ tệp của đồ họa bạn muốn hợp nhất.

Mỗi bản ghi trong trang tính phải có tên ổ đĩa, đường dẫn và tên tệp hoàn chỉnh (trong một cột duy nhất) cho đồ họa được liên kết với bản ghi đó. Sau đây là ví dụ về địa chỉ tệp như vậy:

d:\listings\myhouses\smithhouse.jpg

Với mục đích của cuộc thảo luận này, hãy giả sử rằng bạn đặt tên cho cột là PictureLocation. Khi bạn tạo tài liệu hợp nhất của mình trong Word, bạn có thể bao gồm một trường hợp nhất như sau:

{INCLUDEPICTURE "{MERGEFIELD PictureLocation}" \d}

Lưu ý rằng đây thực sự là hai trường trong một. Điều quan trọng là đảm bảo rằng bạn bao gồm các dấu ngoặc kép, như đã chỉ ra. Khi Word hợp nhất tài liệu, nó sẽ thay thế trường MERGEFIELD bằng dữ liệu được chỉ ra. Vì vậy, ví dụ sẽ trở thành thế này:

{INCLUDEPICTURE "d:\listings\myhouses\smithhouse.jpg" \d}

Sau đó, trường INCLUDEPICTURE còn lại được Word dịch thành một chỉ thị để đưa vào hình ảnh được ghi chú.

Điều quan trọng cần nhớ là sau khi bạn thực hiện thao tác hợp nhất của mình trong Word, có vẻ như việc phối đồ họa của bạn không hoạt động bình thường. Để đẩy nhanh tiến độ, Word sẽ hiển thị cùng một hình ảnh cho mỗi trường INCLUDEPICTURE. Do đó, tài liệu đã hợp nhất của bạn sẽ xuất hiện như thể nó chứa nhiều phiên bản của cùng một bức tranh. Điều này chỉ xảy ra vì Word không cập nhật trường INCLUDEPICTURE cho mỗi bản ghi mà nó hợp nhất. Để buộc điều này, chỉ cần chọn toàn bộ tài liệu (Ctrl + A) và nhấn F9 hoặc in các tài liệu đã phối. (Word cập nhật tất cả các trường trước khi in.)

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1548) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: