Hợp nhất thành các tệp riêng lẻ (Microsoft Word)
Khi bạn sử dụng tính năng trộn thư trong Word, bạn có tùy chọn in trực tiếp kết quả của mình hoặc tạo một tài liệu mới. Nếu bạn chọn tùy chọn thứ hai, tài liệu kết quả chứa tất cả thông tin mà thông thường sẽ được chuyển đến máy in. Ví dụ: nếu tài liệu hợp nhất của bạn là một chữ cái dài hai trang, mỗi chữ cái trong tài liệu kết quả được phân tách bằng dấu ngắt phần. Vì vậy, nếu bạn hợp nhất bức thư hai trang với 150 địa chỉ khác nhau, thì bạn sẽ có một tài liệu 300 trang với 150 ngắt phần (cứ hai trang thì có một).
Đối với một số người, sẽ hữu ích hơn nếu bạn có thể hợp nhất thành các tệp riêng lẻ. Ví dụ, với ví dụ trên, bạn có thể muốn 150 tệp tài liệu riêng lẻ, mỗi tệp dài hai trang. Thật không may, đó không phải là một trong những tùy chọn có sẵn khi sử dụng tính năng trộn thư của Word. Câu trả lời duy nhất để hoàn thành nhiệm vụ này là tạo một macro dựa trên tài liệu đã hợp nhất (tài liệu 300 trang được đề cập ở trên) sẽ lấy từng phần và lưu vào tệp tài liệu của chính nó.
Nếu bạn xem trong Cơ sở kiến thức của Microsoft, bạn sẽ thấy rằng có một bài viết cũ đề cập đến vấn đề này:
http://support.microsoft.com/kb/216201
Macro được trình bày trong bài viết, mặc dù nó được viết cho phiên bản Word cũ hơn, sẽ hoạt động tốt trong các phiên bản sau. Nó cho phép bạn tách một tài liệu đã hợp nhất thành các tệp riêng lẻ, dựa trên các ngắt phần:
Sub BreakOnSection() 'Used to set criteria for moving through the document by section. Application.Browser.Target = wdBrowseSection 'A mailmerge document ends with a section break next page. 'Subtracting one from the section count stop error message. For i = 1 To ((ActiveDocument.Sections.Count) - 1) 'Select and copy the section text to the clipboard ActiveDocument.Bookmarks("\Section").Range.Copy 'Create a new document to paste text from clipboard. Documents.Add Selection.Paste 'Removes the break that is copied at the end of the section, if any. Selection.MoveUp Unit:=wdLine, Count:=1, Extend:=wdExtend Selection.Delete Unit:=wdCharacter, Count:=1 ChangeFileOpenDirectory "C:\" DocNum = DocNum + 1 ActiveDocument.SaveAs FileName:="test_" & DocNum & ".doc" ActiveDocument.Close 'Move the selection to the next section in the document Application.Browser.Next Next i ActiveDocument.Close savechanges:=wdDoNotSaveChanges End Sub
Tuy nhiên, điều quan trọng cần nhận ra là macro này sẽ chỉ hoạt động nếu vị trí duy nhất xảy ra ngắt phần là giữa các tài liệu đã hợp nhất. Nếu tài liệu gốc của bạn bao gồm các ngắt phần, thì macro sẽ không cung cấp kết quả thỏa đáng. Để biết thêm thông tin về cách sử dụng macro, hãy tham khảo bài viết trong Cơ sở Kiến thức tại liên kết được cung cấp ở trên.
_Lưu ý: _
Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.
WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.
(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1538) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: