Raphael có một tài liệu trong đó các tham chiếu chú thích ở sai vị trí so với dấu chấm ở cuối câu. Anh ấy muốn tìm kiếm tất cả các trường hợp có tham chiếu chú thích ở trước dấu chấm và chuyển nó sang sau dấu chấm. Trong một số trường hợp, dấu chấm có thể được theo sau bởi một dấu ngoặc kép, trong trường hợp đó anh ta muốn tham chiếu chú thích sau dấu ngoặc kép.

Điều này thực sự khá dễ thực hiện trong Word và lý do là vì tính năng Tìm và Thay thế cho phép bạn tìm kiếm các tham chiếu chú thích cuối trang. Ví dụ: đây là các bước để sửa các trường hợp tham chiếu chú thích cuối trang, dấu chấm và dấu trích dẫn bị đặt sai vị trí:

  1. Nhấn Ctrl + H. Word hiển thị tab Thay thế của hộp thoại Tìm và Thay thế. (Xem Hình 1.)

  2. Nhập nội dung sau vào hộp Tìm gì: ^ f. “(Đó là dấu mũ, f, dấu chấm và dấu ngoặc kép).

  3. Nhập nội dung sau vào hộp Thay thế Bằng:.” ^ & (Đó là dấu chấm , dấu ngoặc kép, dấu mũ và dấu và).

  4. Nhấp vào Thay thế Tất cả.

  5. Nhập thông tin sau vào hộp Replace With: ^ (đó là dấu mũ, dấu và và dấu thăng).

  6. Nhấp vào Thay thế Tất cả.

  7. Nhập thông tin sau vào hộp Tìm gì:. “# (Đó là dấu chấm, dấu ngoặc kép và dấu thăng).

  8. Đảm bảo rằng không có gì trong hộp Thay thế Bằng.

  9. Nhấp vào Thay thế Tất cả.

  10. Nhập thông tin sau vào hộp Tìm gì:. ” (đó là dấu chấm và dấu ngoặc kép).

  11. Bấm vào nút More, nếu nó có sẵn.

  12. Đặt điểm chèn vào hộp Replace With.

  13. Nhấp vào nút Định dạng và chọn Phông chữ. Word sẽ hiển thị hộp thoại Thay thế Phông chữ. (Xem Hình 2.)

  14. Đảm bảo rằng hộp kiểm Siêu chỉ số được xóa.

  15. Nhấp vào OK.

  16. Nhấp vào Thay thế Tất cả.

  17. Đóng hộp thoại Tìm và Thay thế.

Điều đó có vẻ giống như rất nhiều bước, nhưng nó diễn ra khá nhanh chóng. Các bước từ 1 đến 4 về cơ bản thay thế mọi trường hợp “trích dẫn khoảng thời gian tham chiếu”

với “thời kỳ trích dẫn thời kỳ tham chiếu báo giá.” Điều này là cần thiết vì bạn không thể sử dụng mã ^ f (tìm tham chiếu chú thích cuối trang) trong hộp Thay thế Bằng. Thay vào đó, bạn sử dụng mã ^ & để thay thế những gì bạn tìm thấy bằng những gì bạn đã tìm kiếm.

Thao tác thay thế thứ hai, trong bước 5 và 6, thay thế “báo giá chu kỳ tham chiếu” bằng “bảng báo giá chu kỳ tham chiếu”. Dấu thăng được sử dụng đơn giản như một điểm đánh dấu sẽ được đánh dấu trong các bước từ 7 đến 9.

Sau bước 6, bạn thực sự kết thúc với “bảng báo giá thời gian tham chiếu khoảng thời gian báo giá”. Sau đó, từ bước 7 đến bước 9, loại bỏ “bảng báo giá thời kỳ” cuối cùng, để lại “tham chiếu báo giá thời kỳ” mong muốn.

Tuy nhiên, cần phải thực hiện thêm một thao tác nữa và nó được thực hiện từ bước 10 đến bước 16. Sau tất cả các bước trước đó, dấu chấm và dấu trích dẫn không còn ở dạng văn bản bình thường mà ở dạng chỉ số trên, giống như phần chú thích tài liệu tham khảo. Mục đích của các bước 10 đến 16 là thay đổi chúng trở lại văn bản thông thường.

Hãy nhớ rằng, các bước này chỉ thực hiện với mong muốn ban đầu là thay đổi “trích dẫn khoảng thời gian tham chiếu” thành “tham chiếu báo giá định kỳ”. Bạn vẫn cần thực hiện các bước tương tự để thay đổi “khoảng thời gian tham chiếu” thành “tham chiếu khoảng thời gian”. Trên thực tế, bạn có thể sử dụng cùng 17 bước mà bạn đã trải qua trước đó, nhưng hãy bỏ đi mọi dấu ngoặc kép từ những gì bạn tìm kiếm và thay thế bằng.

Có một cách thậm chí còn ngắn hơn để thực hiện thay thế, sử dụng tìm kiếm ký tự đại diện. Chỉ cần làm theo các bước sau:

  1. Nhấn Ctrl + H. Word hiển thị tab Thay thế của hộp thoại Tìm và Thay thế.

  2. Bấm vào nút More, nếu nó có sẵn.

  3. Đảm bảo rằng hộp kiểm Sử dụng ký tự đại diện được chọn.

  4. Nhập thông tin sau vào hộp Tìm gì: (^ 2) (. [“”]) (Lưu ý rằng có cả trích dẫn thẳng và trích dẫn thông minh trong dấu ngoặc vuông).

  5. Nhập thông tin sau vào hộp Replace With: \ 2 \ 1 (đó là dấu gạch chéo ngược 2 dấu gạch chéo ngược 1).

  6. Nhấp vào Thay thế Tất cả.

  7. Nhập thông tin sau vào hộp Tìm gì: (^ 2) (.) (Lưu ý rằng sự khác biệt duy nhất giữa điều này và những gì bạn đã tìm kiếm ở bước 4 là dấu ngoặc vuông và dấu ngoặc kép bị thiếu).

  8. Nhấp vào Thay thế Tất cả.

  9. Đóng hộp thoại Tìm và Thay thế.

Các bước này xử lý tất cả các trường hợp của “báo giá thời kỳ tham chiếu” và “thời gian tham chiếu”. Bạn cũng nên lưu ý rằng các bước này, bằng cách sử dụng tìm kiếm ký tự đại diện, cũng sẽ thay đổi thứ tự của bất kỳ tham chiếu chú thích cuối nào trong tài liệu. Vì vậy, nếu tài liệu của bạn có cả chú thích cuối trang và chú thích cuối và bạn không muốn vị trí của các tham chiếu chú thích cuối được sửa đổi, bạn nên sử dụng quy trình 17 bước đầu tiên thay vì tìm kiếm theo thẻ đại diện.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (12459) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: