Marc có một tài liệu gồm nhiều phần. Anh ấy muốn tạo chỉ mục trên một phần và chỉ mục thứ hai cho toàn bộ tài liệu. Marc tự hỏi liệu có cách nào để có hai chỉ mục trong một tài liệu mà một trong số chúng chỉ bao gồm một phần duy nhất.

Câu trả lời ngắn gọn là có, có một cách. Khi bạn chèn một chỉ mục vào tài liệu, những gì bạn thực sự đang làm là chèn trường INDEX. Không có công tắc nào được sử dụng trong trường, Word tạo chỉ mục dựa trên toàn bộ tài liệu. Để tạo chỉ mục chỉ dựa trên một phần của tài liệu (chẳng hạn như trên một phần), hãy làm theo các bước chung sau:

  1. Chọn phần tài liệu mà bạn muốn lập chỉ mục trong chỉ mục đặc biệt của riêng nó.

  2. Tạo dấu trang áp dụng cho văn bản đã chọn. (Sử dụng Chèn | Dấu trang hoặc nhấp vào công cụ Dấu trang trên tab Chèn của dải băng.) Ghi nhớ tên bạn đã sử dụng cho dấu trang.

  3. Tạo trường INDEX cơ bản. (Nhấn Ctrl + F9 để chèn dấu ngoặc nhọn trường và nhập từ INDEX.)

  4. Sau từ INDEX, hãy nhập dấu cách, \ b (để chỉ ra rằng chỉ mục này sẽ chỉ áp dụng cho một vùng được đánh dấu của văn bản), một khoảng trắng khác và tên của dấu trang bạn đã tạo ở bước 2. Toàn bộ trường của bạn sẽ trông như thế nào như thế này:

  5. Nhấn F9 để thu gọn trường và tạo chỉ mục của bạn.

Cũng có một cách khác để giải quyết vấn đề: Bạn có thể thêm một công tắc vào trường XE được sử dụng để tạo mục nhập chỉ mục. Ví dụ: giả sử bạn đang lập chỉ mục thuật ngữ “gấu Bắc Cực” cho chỉ mục. Hãy chắc chắn rằng bạn có một trường gần thuật ngữ như thế này:

{ XE "polar bear" \f "a" }

Công tắc \ f sẽ chỉ xuất hiện cho các mục nhập chỉ mục trong phần mà bạn muốn có chỉ mục riêng của nó. Sau đó, khi bạn chèn trường INDEX để tạo chỉ mục cho phần đó, bạn phải đảm bảo rằng nó trông giống như sau:

{ INDEX \f "a" }

Chỉ mục được tạo bởi trường này sẽ chỉ bao gồm những mục nhập chỉ mục sử dụng nút chuyển \ f theo sau là ký tự “a”.

Thêm công tắc vào các trường XE rất tiện dụng, nhưng giả sử rằng bạn đã tạo các mục chỉ mục của mình mà không sử dụng công tắc \ f. Nếu sau này bạn muốn thêm công tắc \ f vào các trường XE trong phần này, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

  1. Gõ \ f “a” (lưu ý khoảng trống trong đó) vào chỗ trống trong tài liệu của bạn rồi cắt nó vào Clipboard.

  2. Đảm bảo rằng mã trường được hiển thị trong tài liệu của bạn. (Nhấn Alt + F9 để hiển thị hoặc ẩn mã trường.)

  3. Chọn tất cả văn bản trong phần sẽ có chỉ mục riêng của nó.

  4. Nhấn Ctrl + H để hiển thị tab Thay thế của hộp thoại Tìm và Thay thế.

  5. Trong hộp Tìm, nhập XE “”. Trong hộp Thay thế, nhập ^ &, một dấu cách, sau đó nhập ^ c *. ^ & Sẽ thay thế những gì được tìm thấy bằng chính nó, sau đó có một khoảng trắng và ^ c thêm những gì có trên Clipboard (từ Bước 1).

  6. Nhấp vào Thêm và đảm bảo hộp kiểm Sử dụng ký tự đại diện được chọn.

  7. Nhấp vào Thay thế Tất cả. Khi được hỏi bạn có muốn tìm kiếm phần còn lại của tài liệu hay không, hãy trả lời một cách tiêu cực. (Bạn không muốn tìm kiếm toàn bộ tài liệu; bạn chỉ muốn ảnh hưởng đến phần bạn đã chọn ở bước 3)

Bạn có thể tìm thêm thông tin về các bước này trong Cơ sở Kiến thức Microsoft:

http://support.microsoft.com/kb/154025

Mặc dù bài viết trong Cơ sở Kiến thức dành cho các phiên bản Word cũ hơn nhiều, nó vẫn sẽ hoạt động với phiên bản của bạn vì hành vi của các trường liên quan đến chỉ mục mà nó sử dụng không thay đổi so với các phiên bản Word đầu tiên.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (3861) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: