Một vấn đề mà Paul đã gặp phải là khi anh ấy chọn một loạt các phần khác nhau của tài liệu và anh ấy muốn xem qua chúng, anh ấy không thể tìm ra cách để làm điều này. Ví dụ: đôi khi Paul có thể chọn tất cả các trường hợp của một loại kiểu cụ thể, chẳng hạn như Tiêu đề 2.

Nếu anh ta muốn xem xét từng trường hợp đã chọn, không có cách nào anh ta có thể phân biệt được.

Có một số cách để chọn các mục trong tài liệu. Một trong những phương pháp phổ biến nhất là sử dụng Tìm và Thay thế để chọn tất cả các trường hợp, chẳng hạn như một từ hoặc cụm từ cụ thể. Những trường hợp này có thể được đánh dấu, nhưng không có cách nào để vượt qua chúng với các mục vẫn được đánh dấu hoặc được chọn; Đơn giản là Word không có khả năng đó như một phần của Tìm và Thay thế.

Một phương pháp phổ biến khác để chọn các mục là chọn các thể hiện của một kiểu bằng cách sử dụng ngăn Kiểu và Định dạng. Nhấp vào mũi tên xuống ở bên phải tên kiểu (trong ngăn Kiểu và Định dạng) và bạn có thể chọn tùy chọn Chọn Tất cả. Word lựa chọn cẩn thận tất cả các trường hợp của kiểu cụ thể đó. Mặc dù bạn có thể chọn tất cả, bạn vẫn không thể chuyển qua các mục đã chọn.

Dường như giải pháp duy nhất trong những trường hợp này là cuộn qua tài liệu, tìm kiếm bất kỳ thứ gì được chọn hoặc đánh dấu một cách trực quan.

Tuy nhiên, có một điều khác có thể được thử. Điều này liên quan đến việc sử dụng Bản đồ tài liệu và nó liên quan đến một chút thiết lập. (Do quá nhiều thiết lập, bạn có thể sẽ không muốn sử dụng phương pháp này để điều hướng hàng ngày, hàng ngày của các mục đã chọn.)

Bản đồ Tài liệu thường hiển thị các tiêu đề trong tài liệu, nhưng bạn có thể yêu cầu Word hiển thị các phần tử khác. Đảm bảo rằng bạn đang xem tài liệu của mình ở dạng xem Bố trí In và mở Bản đồ Tài liệu (Xem | Bản đồ Tài liệu). Nếu tài liệu của bạn đã chứa một số đoạn văn sử dụng kiểu tiêu đề chuẩn, những đoạn này sẽ hiển thị trong Bản đồ tài liệu.

Trong tài liệu của bạn, hãy chọn các mục bạn muốn chọn. Ví dụ: bạn có thể sử dụng ngăn Kiểu và Định dạng để chọn tất cả các bản sao của một kiểu cụ thể. Với các mục vẫn được chọn, hãy làm theo các bước sau:

  1. Chọn Đoạn từ menu Định dạng. Word sẽ hiển thị hộp thoại Đoạn văn.

  2. Đảm bảo rằng tab Thụt lề và Khoảng cách được hiển thị. (Xem Hình 1.)

  3. Sử dụng điều khiển Mức độ phác thảo, chọn mức độ phác thảo bạn muốn liên kết với các mục đã chọn. Số cấp bạn chọn càng thấp, nó sẽ được thụt vào càng xa trên Bản đồ tài liệu.

  4. Bấm OK.

Các mục đã chọn hiện hiển thị trong Bản đồ tài liệu. Mặc dù chúng có thể không được chọn trong tài liệu chính, chúng vẫn tiếp tục hiển thị trong Bản đồ tài liệu. Bạn có thể nhấp vào bất kỳ mục nào trong Bản đồ tài liệu và sau đó bạn sẽ thấy mục đó trong tài liệu chính.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (9316) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: