Khi bạn học trong WordTips khác, Word bao gồm một trường sắp xếp thứ tự đặc biệt mà bạn có thể sử dụng để thực hiện tất cả các loại đánh số. Bạn thậm chí có thể sử dụng trường SEQ để giúp tạo danh sách được đánh số bị hỏng. (Danh sách được đánh số bị hỏng là danh sách trong đó dòng danh sách bị gián đoạn bởi các đoạn văn có định dạng khác.) Cách tiếp cận này để tạo danh sách được đánh số đặc biệt hữu ích và ít gặp phải các vấn đề vốn có trong cách đánh số danh sách cài sẵn của Word. Theo mục đích của mẹo này, định dạng của trường trình tự như sau:

{seq ident}

Trong định dạng này, bạn thêm dấu ngoặc nhọn trường bằng cách nhấn Ctrl + F9, sau đó danh tính được thay thế bằng một số nhận dạng duy nhất cho chuỗi được đề cập. Vì vậy, bạn có thể có một số trình tự trong một tài liệu.

Ví dụ: một chuỗi được đánh số có thể sử dụng một định danh là MajorNum1 và một chuỗi khác sử dụng một định danh là MajorNum2. Các số nhận dạng bạn sử dụng hoàn toàn tùy thuộc vào bạn.

Bạn nên hiểu rằng trường chuỗi có thể mạnh hơn nhiều so với ngụ ý trong mẹo này. Nếu bạn muốn biết thêm thông tin về cách nó có thể được sử dụng, bạn nên tham khảo phần trợ giúp trực tuyến cho trường SEQ.

Khi bạn sử dụng trường trình tự, sau đó kết hợp nó với khả năng Văn bản tự động của Word, bạn có một sự kết hợp mạnh mẽ để tạo danh sách được đánh số trong tài liệu của mình. Để làm ví dụ về cách bạn có thể thực hiện việc này, hãy làm theo các bước sau:

  1. Làm theo các bước được cung cấp trong mẹo trước, sử dụng định danh danh sách của NumList ở bước 3.

  2. Nếu bạn muốn một dấu chấm, tab hoặc một số ký tự khác sau số, hãy nhập nó sau số được tạo bởi trường SEQ.

  3. Chọn mọi thứ bạn đã tạo ở bước 1 và 2.

  4. Chọn tùy chọn Văn bản tự động từ menu Chèn. Word hiển thị một menu con mà từ đó bạn nên chọn Mới. Word hiển thị hộp thoại Tạo Văn bản Tự động. (Xem Hình 1.)

  5. Nhập tên mà bạn muốn văn bản được đánh dấu này được biết đến. Đây phải là một cái gì đó ngắn gọn và có ý nghĩa, chẳng hạn như NumList hoặc thậm chí NL.

  6. Nhấp vào nút Thêm hoặc OK. Hộp thoại đóng lại.

Bây giờ bất cứ khi nào bạn muốn chèn số, hãy nhập tên bạn đã xác định ở bước 7, rồi nhấn phím F3. Trường được nhập vào tài liệu. Lưu ý rằng số luôn hiển thị dưới dạng 1, nhưng nó được cập nhật khi bạn in hoặc khi bạn chọn toàn bộ danh sách và nhấn F9.

Quy trình được mô tả trong mẹo này hoạt động tốt nhất nếu bạn có một danh sách duy nhất trong tài liệu của mình. Lưu ý rằng trường trình tự bắt đầu ở đầu tài liệu và đánh số thông qua toàn bộ tài liệu, dựa trên số nhận dạng bạn sử dụng. Nếu bạn sắp có nhiều danh sách trong tài liệu của mình, thì bạn có thể thêm mục nhập Văn bản tự động thứ hai để trợ giúp việc này.

Sự khác biệt duy nhất trong các bước trên là trường SEQ mà bạn xác định sẽ giống như sau:

{ seq NumList /r1 }

Việc bổ sung chuyển đổi / r1 khiến Word khởi động bộ đếm thứ tự ở mức 1. Bạn sẽ sử dụng điều này bất cứ khi nào bạn muốn bắt đầu một danh sách mới và sử dụng trường thông thường cho phần còn lại của các mục được đánh số.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1092) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: