Một độc giả WordTips đã viết câu hỏi về cách sử dụng Word để sắp xếp một số dữ liệu đã được thu thập trong suốt nhiều năm. Dữ liệu dành cho một công ty hợp pháp, vì vậy tên có thể có các hậu tố, chẳng hạn như sau:

John Davis, Esq.

Câu hỏi đặt ra là làm thế nào để sắp xếp điều này một cách chính xác, như người đọc có thể làm trong WordPerfect. Tất nhiên, giải pháp lâu dài tốt nhất là chuyển đổi dữ liệu sang định dạng cơ sở dữ liệu, chẳng hạn như Access hoặc thậm chí sang bảng tính, chẳng hạn như Excel. Tóm lại, tuy nhiên, macro sau sẽ cho phép danh sách được sắp xếp chính xác:

Sub CustomSort()

Set myrange = Selection.Range     For Each p In myrange.Paragraphs         p.Range.Select         If InStr(1, p, ",") > 0 Then             CharCount = InStr(1, p, ",") - 1             Selection.StartOf             Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, _               Count:=CharCount         Else             Selection.EndOf             Selection.MoveLeft Unit:=wdCharacter, _               Count:=1         End If         Selection.MoveLeft Unit:=wdWord, Count:=1         Selection.MoveLeft Unit:=wdCharacter, _           Count:=1, Extend:=wdExtend         Selection.TypeText Text:=vbTab     Next p     myrange.Select     Selection.Sort ExcludeHeader:=False, _       FieldNumber:="Field 2", _       SortFieldType:=wdSortFieldAlphanumeric, _       SortOrder:=wdSortOrderAscending, _       FieldNumber2:="Field 1", _       SortFieldType2:=wdSortFieldAlphanumeric, _       SortOrder2:=wdSortOrderAscending, _       FieldNumber3:="", _       SortFieldType3:=wdSortFieldAlphanumeric, _       SortOrder3:=wdSortOrderAscending, _       Separator:=wdSortSeparateByTabs, _       SortColumn:=False, _       CaseSensitive:=False, _       LanguageID:=wdLanguageNone End Sub

Để sử dụng macro này, chỉ cần chọn các đoạn văn bạn muốn sắp xếp, sau đó chạy macro. Nó tìm kiếm một dấu phẩy trong mỗi đoạn văn, và sau đó tìm từ ngay trước dấu phẩy. Nó thay thế khoảng trắng (hoặc tab)

ngay trước từ đó với một tab. Do đó, mỗi đoạn văn được tách thành hai trường: tên đầu tiên và có thể là tên đệm là trường đầu tiên, trong khi họ và hậu tố có thể là trường thứ hai. Lựa chọn sau đó được sắp xếp theo trường thứ hai.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1207) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: