Có lẽ bạn đã có điều này xảy ra với bạn: Bạn đang gõ và bạn quyết định bạn cần thực hiện thay đổi định dạng trong tài liệu của mình. Trong trường hợp cụ thể này, bạn muốn định dạng một đoạn văn cụ thể dưới dạng mặt đậm.

Bạn chọn đoạn văn, nhấp vào công cụ Bold trên thanh công cụ, và tất cả các đoạn văn trong tài liệu của bạn sẽ thay đổi thành in đậm — không chỉ đoạn văn bạn đã chọn.

Hoặc bạn quyết định muốn thêm dấu đầu dòng vào đầu đoạn văn.

Bạn chọn đoạn văn, bấm vào công cụ Dấu đầu dòng và dấu đầu dòng xuất hiện trước tất cả các đoạn văn trong tài liệu — không chỉ đoạn văn bạn đã chọn. Điều gì đang xảy ra và điều này có thể được sửa chữa như thế nào?

Khi loại thay đổi này xảy ra, bạn có thể nhấn Ctrl + Z ngay lập tức (phím tắt Hoàn tác) và Word sẽ đảo ngược hành động của nó. Tuy nhiên, nhấn Ctrl + Z liên tục là một vấn đề. Sẽ tốt hơn nhiều nếu bạn hiểu rõ nguyên nhân của vấn đề, sau đó bạn có thể thực hiện những thay đổi mà bạn cần.

Định dạng trong Word dựa trên kiểu. Ngay cả khi bạn không biết phong cách là gì hoặc đã quyết định không bao giờ sử dụng phong cách, chúng vẫn ở đó, hoạt động trong nền. Mọi đoạn văn trong tài liệu của bạn đều dựa trên một kiểu cơ bản xác định cách đoạn văn đó xuất hiện trên trang. Với kiến ​​thức chắc chắn này, lần sau khi bạn gặp “thay đổi toàn cầu” khi bạn chỉ muốn ảnh hưởng đến một đoạn văn duy nhất, hãy làm theo ba bước sau để có được sự hiểu biết tốt hơn:

  1. Nhấn Ctrl + Z để hoàn tác thay đổi toàn cục.

  2. Với điểm chèn vẫn nằm trong đoạn văn bạn đã định dạng (hoặc đoạn văn đã được chọn hoàn toàn), hãy chọn Kiểu từ menu Định dạng nếu bạn đang sử dụng Word 97 hoặc Word 2000. Word sẽ hiển thị hộp thoại Kiểu, với kiểu thích hợp của đoạn văn của bạn đã được chọn . Nếu bạn đang sử dụng Word 2002 hoặc Word 2003, hãy chọn Kiểu và Định dạng từ menu Định dạng để hiển thị ngăn tác vụ Kiểu và Định dạng. Di con trỏ chuột qua kiểu đã chọn và nhấp vào mũi tên xuống ở phía bên phải của nó.

  3. Nhấp vào Sửa đổi. Word sẽ hiển thị hộp thoại Sửa đổi Kiểu. (Xem Hình 1.)

Hãy nhìn kỹ hộp thoại. Ở dưới cùng là hộp kiểm có nhãn Tự động cập nhật. Nếu hộp kiểm này được chọn, điều đó có nghĩa là bất cứ khi nào bạn thực hiện thay đổi đối với đoạn văn, trong tài liệu của bạn, những thay đổi đó sẽ tự động được thực hiện đối với kiểu được gán cho đoạn văn. Sau khi thay đổi được thực hiện, mọi đoạn văn khác trong tài liệu của bạn được định dạng theo cùng một kiểu sẽ tự động thay đổi.

Nếu bạn là một người hoàn toàn phớt lờ các phong cách hoặc nghĩ rằng bạn không cần phải lo lắng về chúng, thì đây là lúc bạn có thể gặp rắc rối.

Trong hầu hết các trường hợp, Word sử dụng kiểu Bình thường làm kiểu mặc định cho các đoạn văn trong tài liệu. Nếu kiểu Thông thường có hộp kiểm Tự động Cập nhật được chọn, bạn sẽ được đảm bảo rằng bạn sẽ gặp phải các sự cố được mô tả ở phần đầu của mẹo này.

Để giải quyết vấn đề này, hãy làm theo các bước sau:

  1. Hiển thị hộp thoại Sửa đổi Kiểu, như được mô tả trong ba bước trước.

  2. Đảm bảo rằng hộp kiểm Tự động Cập nhật được xóa.

  3. Đảm bảo rằng hộp kiểm Thêm vào Mẫu được chọn.

  4. Bấm vào OK để đóng hộp thoại Sửa đổi kiểu.

  5. Bấm vào Đóng trong hộp thoại Kiểu trong Word 97 và Word 2000, hoặc đóng ngăn tác vụ Kiểu và Định dạng trong Word 2002 và Word 2003.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (569) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: