Word bao gồm tính năng trộn thư điện cho phép bạn tạo mối quan hệ giữa tài liệu và nguồn dữ liệu, sau đó tự động lấy thông tin từ nguồn dữ liệu đó để sử dụng trong tài liệu. Khi bạn mở tài liệu, Word sẽ tự động mở nguồn dữ liệu để nó có thể truy cập dữ liệu cần thiết cho mối quan hệ. Rõ ràng là việc mở nguồn dữ liệu cần có thời gian, mặc dù nó được thực hiện tự động. Nếu nguồn dữ liệu là cơ sở dữ liệu Access hoặc sổ làm việc Excel, đặc biệt nếu nó nằm trên ổ đĩa mạng, thì việc mở nguồn dữ liệu có thể rất chậm.

Một cách dễ dàng để giải quyết vấn đề này là Word cung cấp một cách để chỉ mở tài liệu và không mở nguồn dữ liệu. Thật không may, không có cách nào để làm điều này — Word tự động mở nguồn dữ liệu bất kể bạn muốn gì. (Tất nhiên, bạn có thể phá vỡ mối quan hệ giữa tài liệu và nguồn dữ liệu, nhưng điều đó có nghĩa là sau này bạn cần thiết lập lại mối quan hệ nếu bạn muốn thực hiện trộn thư.)

Word cho phép bạn tắt cập nhật liên kết tự động khi tài liệu được mở (Công cụ | Tùy chọn | Chung | Cập nhật liên kết tự động lúc mở), nhưng thử nghiệm cho thấy rằng kiểm soát này không ảnh hưởng đến mối quan hệ phối thư. Rõ ràng “liên kết” giữa một tài liệu và nguồn dữ liệu của nó không được coi là một liên kết, theo nghĩa truyền thống của thuật ngữ này.

Một giải pháp khả thi để ngăn nguồn dữ liệu mở là tạo một bản sao của tài liệu trước khi thiết lập nó làm tài liệu trộn thư.

Do đó, bạn sẽ có hai bản sao của tài liệu — một bản được xác định để sử dụng trong phối thư và bản khác thì không. Bạn có thể mở một cái khi bạn muốn thực hiện phối thư và mở cái kia khi bạn muốn thực hiện một số tác vụ chỉnh sửa khác. Tất nhiên, nhược điểm là bây giờ bạn có hai phiên bản của tài liệu để duy trì.

Một câu trả lời tiềm năng khác là đổi tên nguồn dữ liệu. Sau đó, khi bạn mở tài liệu phối thư và Word không thể tìm thấy nguồn dữ liệu, bạn sẽ được hỏi xem bạn có muốn xác định nguồn dữ liệu mới hay hoàn nguyên tài liệu về tài liệu thông thường. Về cơ bản, điều này có nghĩa là bạn đang cắt đứt mối quan hệ giữa tài liệu và nguồn dữ liệu, điều này (như đã nhận xét ở trên) có thể là một bước quá quyết liệt để thực hiện mọi lúc.

Cuối cùng, bạn cũng có thể sử dụng tính năng Chèn tệp của Word để “mở” một tài liệu hợp nhất. Làm theo các bước sau:

  1. Tạo một tài liệu trống mới.

  2. Chọn Tệp từ menu Chèn. Word hiển thị hộp thoại Chèn tệp.

  3. Sử dụng các điều khiển trong hộp thoại để định vị và chọn tài liệu nguồn phối thư.

  4. Nhấp vào Chèn.

Word sẽ chèn tệp trong tài liệu trống, nhưng không mở nguồn dữ liệu được liên kết với tài liệu nguồn ban đầu. Mặc dù cách tiếp cận này cho phép bạn nhanh chóng kiểm tra nội dung của tài liệu nguồn, nhưng bạn có thể nhận thấy một vài khác biệt nhỏ. Ví dụ: nếu tài liệu trống mà bạn đã tạo ở bước 1 có cài đặt lề khác với tài liệu nguồn, thì định dạng trên tệp được chèn (tài liệu nguồn) có thể hơi phức tạp.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1533) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: