Một trong những tính năng Word thường được các biên tập viên sử dụng là tính năng Theo dõi Thay đổi. Đôi khi, bạn có thể cần sao chép văn bản từ tài liệu này sang tài liệu khác và giữ lại các dấu hiệu thay đổi trong văn bản được sao chép. Ví dụ: nếu văn bản trong tài liệu nguồn có một số từ bị gạch ngang và một số từ khác được đánh dấu dưới dạng chèn, bạn có thể muốn văn bản xuất hiện theo cùng một cách trong tài liệu đích. Tuy nhiên, để có được kết quả mong muốn không chỉ đơn giản là cắt và dán.

Nếu bạn đang sử dụng Word 97, có một “lỗi” trong phần mềm không cho phép bạn sao chép và dán đúng cách khi văn bản bao gồm các thay đổi được theo dõi. Cách giải quyết vấn đề này là làm theo các bước sau:

  1. Trong tài liệu nguồn, chọn văn bản bạn muốn sao chép.

  2. Chọn Dấu trang từ menu Chèn và xác định tên cho văn bản đã chọn của bạn. (Hãy nhớ tên; bạn sẽ cần nó trong giây lát.)

  3. Lưu tài liệu nguồn của bạn và đóng nó.

  4. Trong tài liệu đích, hãy đặt điểm chèn ở nơi bạn muốn chèn văn bản.

  5. Đảm bảo rằng Theo dõi Thay đổi được tắt trong tài liệu đích.

  6. Chọn Tệp từ menu Chèn. Word hiển thị hộp thoại Chèn tệp.

  7. Sử dụng các điều khiển trong hộp thoại, định vị và chọn tài liệu bạn đã đóng ở bước 3.

  8. Trong hộp Phạm vi, nhập tên của dấu trang bạn đã tạo ở bước 2.

  9. Bấm OK.

  10. Chọn Dấu trang từ menu Chèn. Word hiển thị hộp thoại Đánh dấu.

  11. Chọn tên dấu trang bạn đã xác định ở bước 2 và nhấp vào Xóa.

Đó là nó. Bạn cần xóa dấu trang (bước 10 và 11) vì Word sao chép tên dấu trang từ tài liệu nguồn, cùng với văn bản được đánh dấu và các ký hiệu thay đổi được áp dụng. Ngoài ra, văn bản được đánh dấu trong tệp nguồn vẫn còn đó; nó vẫn chưa bị xóa.

Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Word mới hơn, “lỗi” của Word 97 đã được sửa, nhưng bạn vẫn cần làm theo một số bước rõ ràng để có được kết quả mong muốn:

  1. Trong tài liệu nguồn, chọn văn bản bạn muốn sao chép.

  2. Đảm bảo rằng Theo dõi Thay đổi được tắt trong tài liệu nguồn. (Nếu bạn không làm điều này, Word giả sử bạn muốn sao chép văn bản như thể tất cả các thay đổi trong lựa chọn đã được chấp nhận.)

  3. Nhấn Ctrl + C để sao chép văn bản vào Clipboard hoặc Ctrl + X để cắt văn bản.

  4. Trong tài liệu đích, hãy đặt điểm chèn ở nơi bạn muốn chèn văn bản.

  5. Đảm bảo rằng Theo dõi Thay đổi được tắt trong tài liệu đích.

  6. Nhấn Ctrl + V để dán văn bản từ Bảng tạm.

Một cách tiện dụng khác để sao chép văn bản là sử dụng mũi nhọn. Người dùng Word đã quá quen thuộc với việc sử dụng Clipboard để cắt, sao chép và dán thông tin mà chúng ta thường quên đi sự đột biến. Đây là một khu vực của Word hoạt động giống như Clipboard phụ, với một số khác biệt đáng kể. (Bạn có thể tìm hiểu thêm về mức tăng đột biến trong các vấn đề khác của WordTips hoặc trong Trợ giúp trực tuyến của Word.) Để sử dụng mức tăng đột biến này để sao chép và dán văn bản có đánh dấu Theo dõi Thay đổi, hãy làm theo các bước sau:

  1. Trong tài liệu nguồn, chọn văn bản bạn muốn sao chép.

  2. Nhấn Ctrl + F3. Văn bản được cắt ra khỏi tài liệu và được đặt trên đầu nhọn. (Nếu bạn muốn sao chép chứ không phải cắt thì ngay lập tức nhấn Ctrl + Z để hoàn tác việc cắt. Văn bản đã chọn vẫn còn nguyên.)

  3. Trong tài liệu đích, hãy đặt điểm chèn ở nơi bạn muốn chèn văn bản.

  4. Đảm bảo rằng Theo dõi Thay đổi được tắt trong tài liệu đích.

  5. Nhấn Shift + Ctrl + F3 để xóa mũi nhọn và chèn văn bản của mũi nhọn vào tài liệu của bạn.

Đó là nó!

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1783) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: