Bạn có thể làm việc trong một văn phòng nơi bạn có những người khác nhau sử dụng các phiên bản Word khác nhau. Hoặc, bạn có thể tạo một sản phẩm cho các phiên bản Word khác nhau. Nếu bạn đã từng mở tài liệu trong các phiên bản khác nhau hoặc bạn đã từng tạo tài liệu dựa trên một mẫu duy nhất, bạn có thể tò mò tại sao tài liệu không phân trang giống nhau trên các hệ thống khác nhau. Ví dụ: tài liệu có thể có X số từ trên mỗi dòng trên một hệ thống, nhưng Y số từ trên hệ thống khác.

Câu trả lời cho vấn đề này thực sự khá khó nắm bắt. Lý do là Word, trong tất cả các phiên bản khác nhau, khá năng động trong cách tiếp cận thành phần văn bản cho cả màn hình và máy in. Có một số yếu tố đang diễn ra ở đây, mà tôi sẽ gắn nhãn là chương trình, độ phân giải, phông chữ và máy in.

Theo chương trình, ý tôi là Word sẽ soạn một trang khác từ phiên bản chương trình này sang phiên bản chương trình khác. Có thể thấy điều này bằng cách cài đặt hai phiên bản Word khác nhau trên cùng một hệ thống máy tính vật lý. Tải tài liệu lên một trong số chúng và bạn có thể nhận được kết quả khác với những gì bạn thấy trong phiên bản kia. Bạn có thể giảm thiểu một số khác biệt tập trung vào chương trình này bằng cách sửa đổi các tùy chọn tương thích được sử dụng bởi Word. Đây là cách bạn truy cập các tùy chọn:

  1. Chọn Tùy chọn từ menu Công cụ.

  2. Đảm bảo rằng tab Tương thích được chọn.

Các điều khiển cho phép bạn chỉ định cách phiên bản Word hiện tại của bạn mô phỏng hành vi của các phiên bản khác. Một phần của hành vi được kiểm soát theo cách này có liên quan đến in ấn. Ví dụ: cài đặt Sử dụng Số liệu Máy in xác định cách (ít nhất một phần) Word sắp xếp một trang.

Yếu tố thứ hai là độ phân giải. Word thường sẽ bố trí một trang khác nhau dựa trên độ phân giải của màn hình hoặc khả năng của thẻ video của bạn. Nếu bạn có màn hình độ phân giải cao, bạn có thể nhận thấy rằng Word (hoặc Windows khi đấu thầu Word) có thể làm mịn phông chữ hơn để tạo ra hình ảnh sắc nét hơn trên màn hình. Kết quả là một số thông tin có thể trượt từ dòng này sang dòng khác, khi so sánh với bố cục trên một hệ thống khác.

Tiếp theo, phông chữ là một yếu tố. Nếu bạn tạo tài liệu trên một hệ thống sử dụng một phông chữ cụ thể và sau đó mở tài liệu trên một hệ thống khác, những gì bạn thấy phụ thuộc vào cách phông chữ được thiết lập trên hệ thống khác đó. Nếu phông chữ cụ thể bạn đã sử dụng không có trên hệ thống khác, thì Word sẽ thực hiện thay thế phông chữ bằng cách sử dụng phông chữ mà nó cho là gần với phông chữ bạn đã chỉ định. Ngay cả khi cùng một phông chữ trên cả hai hệ thống, các phiên bản phông chữ khác nhau có thể được sử dụng hoặc các phông chữ có thể đến từ các nhà cung cấp khác nhau. Điểm mấu chốt là các số liệu phông chữ khác nhau đang được cung cấp cho Word, vì vậy nó sẽ bố trí trang khác nhau.

Cuối cùng, máy in bạn đang sử dụng có tác động lớn đến cách Word sắp xếp trang. Word thực hiện phần lớn các thao tác định dạng và bố cục của nó liên quan đến cách máy in sẽ hiển thị tài liệu.

Đây được gọi là “bối cảnh thiết bị”. Nói cách khác, Word liên tục thẩm vấn trình điều khiển máy in về cách mọi thứ sẽ in để nó có thể hiển thị chính xác điều đó trên màn hình. Word được cho là “phụ thuộc vào máy in”, phân biệt với Excel, vốn thực sự chỉ quan tâm đến cách mọi thứ hiển thị (“phụ thuộc vào màn hình”) và không thể quan tâm hơn đến cách mọi thứ sẽ in. (Excel thực sự sử dụng một phương pháp khá phức tạp để in các trang tính của nó.) Để Word trở nên WYSIWYG nhất có thể, nó hoạt động mật thiết với trình điều khiển máy in và cũng sẽ bỏ qua trình điều khiển và thao tác trực tiếp với máy in khi cần thiết. Do đó, nếu bạn đang sử dụng trình điều khiển máy in cho máy in A trên hệ thống B, thì tài liệu có thể trông rất khác so với khi nó được mở trên hệ thống C sử dụng máy in D.

Tuy nhiên, vấn đề máy in thậm chí còn sâu hơn thế. Ngay cả khi bạn có hai hệ thống chia sẻ cùng một máy in và chúng đang sử dụng trình điều khiển thích hợp cho máy in đó, bạn có thể nhận được các kết quả bố cục khác nhau. Tại sao?

Vì trình điều khiển máy in được sử dụng trên mỗi hệ thống có thể là các phiên bản khác nhau. Các phiên bản khác nhau của trình điều khiển máy in có nghĩa là trình điều khiển có thể cung cấp các số liệu máy in khác nhau cho Word và do đó các quyết định bố trí khác nhau được đưa ra.

Một máy in xem xét là độ phân giải. Điều này liên quan đến vấn đề độ phân giải màn hình đã được đề cập. Máy in cũng có các độ phân giải đầu ra khác nhau. Không có gì lạ đối với các máy in — đặc biệt là máy in laser — có thể in thông tin ở hai hoặc ba độ phân giải khác nhau, tùy thuộc vào cài đặt trong trình điều khiển máy in hoặc trên các điều khiển máy in thực tế. Nếu một hệ thống đang in ở 600 dpi và hệ thống kia ở 300 dpi, Word sẽ biết điều này và bù đắp trong bố cục trang để cung cấp đầu ra đẹp nhất có thể ở độ phân giải đó. Tất nhiên, điều này có nghĩa là các bố cục rất có thể khác nhau.

Việc xem xét máy in cuối cùng cũng liên quan đến phông chữ. Nhiều máy in có phông chữ thường trú hoặc cho phép phông chữ được lưu trữ trong bộ nhớ không bay hơi hoặc ổ cứng trong chính máy in. Các phông chữ này có thể khác với các phông chữ được tải trong máy tính của bạn. Do đó, đầu ra được tạo trên máy in có thể hơi khác vì nó đang sử dụng một phiên bản khác của cùng một kiểu chữ mà bạn đã sử dụng khi soạn tài liệu.

Điểm mấu chốt là các vấn đề về tính nhất quán của bố cục có thể không thể giải quyết được. Cách tốt nhất để tiếp cận một giải pháp là sử dụng cùng một máy tính, với cùng một card màn hình và màn hình chính xác, các tệp phông chữ giống hệt nhau và cùng một trình điều khiển máy in in ở cùng độ phân giải. Đừng quên rằng mỗi hệ thống phải chạy cùng một phiên bản Word với cài đặt cấu hình giống hệt nhau. Sau đó, và chỉ khi đó, bạn mới có thể hy vọng nhận được đầu ra chính xác. (Và chỉ sau đó vào các ngày thứ Ba tuần trăng thay thế khi các vị thần bố trí mỉm cười hài lòng với nỗ lực của bạn.)

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (840) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003.