Outlook được thiết kế như một phần của bộ Office và do đó được thiết kế để sử dụng cùng với Word. Tuy nhiên, đôi khi, để Outlook hoạt động trực quan với Word có thể là một thách thức.

Hãy xem xét trường hợp bạn có thể muốn sử dụng sổ địa chỉ Outlook để chèn địa chỉ nhà vào tài liệu Word. Nếu bạn đang sử dụng nút trên thanh công cụ Sổ địa chỉ để chèn địa chỉ, cả Word và Outlook đều sử dụng thứ mà nhiều người coi là một bộ hướng dẫn không trực quan để xác định địa chỉ nào thực sự được chèn vào Word. Để hiểu tại sao (và cách bạn có thể sử dụng địa chỉ mà bạn thực sự muốn), hãy bắt đầu bằng cách tóm tắt một chút về khía cạnh Outlook của mọi thứ.

Danh bạ trong Outlook có thể có ba địa chỉ: ‘Doanh nghiệp’, ‘Nhà riêng’ hoặc ‘Khác’. Khi xem chi tiết của liên hệ trên tab Chung trên biểu mẫu Liên hệ trong Outlook, có một hộp địa chỉ nhiều dòng hiển thị một trong các địa chỉ. Cách để xem các địa chỉ khác là thông qua danh sách thả xuống / nút lựa chọn bên cạnh hộp địa chỉ – hộp cho biết địa chỉ đó là ‘Doanh nghiệp’, ‘Nhà riêng’ hay ‘Khác’.

Cũng có một hộp kiểm có nhãn “Đây là địa chỉ gửi thư.” Hộp kiểm này cho biết địa chỉ nào trong ba địa chỉ là ‘Địa chỉ Gửi thư.’ Nếu Địa chỉ doanh nghiệp được đánh dấu, thì dấu kiểm sẽ biến mất khi hiển thị địa chỉ nhà riêng, nhưng xuất hiện lại khi quay lại để hiển thị lại địa chỉ doanh nghiệp. Tôi biết là hơi khó hiểu, nhưng …​ Dù sao, điều cần làm ở đây là đảm bảo dấu tích hiển thị cho bất kỳ địa chỉ nào trong số các địa chỉ liên hệ mà bạn có khả năng sử dụng nhiều nhất hoặc (và tôi nghĩ điều này tốt hơn) đảm bảo địa chỉ doanh nghiệp được đánh dấu thay vì bất kỳ địa chỉ nào khác. Bạn sẽ sớm thấy lý do tại sao tôi nghĩ sau này, nhưng bây giờ tôi nên chỉ ra rằng đánh dấu vào bất kỳ địa chỉ nào không ngăn Word có thể truy cập người khác. Nó chỉ đặt mặc định. Nhưng điều quan trọng là phải đặt một trong số chúng vì một lỗi tương đối nhỏ trong phần mềm.

Được rồi, hãy chuyển sang Word. Nhấp vào nút Sổ địa chỉ trên thanh công cụ trong Word sẽ xuất hiện hộp thoại Chọn tên. Trong hộp thoại Chọn tên, đặt danh sách thả xuống ‘Hiển thị tên Từ’ thành “Danh bạ”

(lựa chọn phụ trong Sổ địa chỉ Outlook).

Bây giờ là một chút thú vị. Một tập hợp các nút radio sẽ xuất hiện một cách kỳ diệu trong danh sách thả xuống và chúng sẽ được gắn nhãn ‘Gửi thư’, ‘Trang chủ’ và ‘Khác’. Và, có, ‘Gửi thư’ có nghĩa là địa chỉ của liên hệ được đánh dấu là Địa chỉ gửi thư, ‘Nhà’ giống với địa chỉ ‘Nhà’ của liên hệ trong Outlook và ‘Khác’ giống với địa chỉ ‘Khác’ của liên hệ trong Quan điểm. Bây giờ sẽ khá rõ ràng tại sao tôi đề xuất đánh dấu địa chỉ Doanh nghiệp làm Địa chỉ gửi thư – nếu không thì nó không phải là lựa chọn khả dụng từ hộp thoại Chọn tên này! (Tôi biết, tôi biết.

Đừng giúp tôi bắt đầu về thiết kế và lập kế hoạch phần mềm – chúng tôi sẽ ở đây cả ngày!). Chỉ cần nói, hãy chọn loại địa chỉ cần thiết để chèn vào Word, tìm tên của liên hệ trong danh sách và nhấp vào OK. Địa chỉ được yêu cầu nên được chèn vào Word – tất nhiên giả sử địa chỉ thuộc loại đó tồn tại cho liên hệ đó.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (913) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003.