Nhiều người dùng, đặc biệt là khi họ lần đầu tiên nhập văn bản (thay vì chỉnh sửa và định dạng sau đó), muốn hoàn thành càng nhiều tác vụ càng tốt từ bàn phím. Word cung cấp một lượng lớn các phím tắt cài sẵn (chúng được mô tả trong Trợ giúp trực tuyến và trong các số báo khác nhau của WordTips) và cũng cho phép người dùng tạo phím tắt của riêng họ bằng cách hiển thị hộp thoại Tùy chỉnh và chọn Bàn phím.

Các phím tắt có thể được gán cho các lệnh, macro, kiểu và ký tự phông chữ. Các phím có thể là sự kết hợp bất kỳ của Alt, Ctrl, Shift và bất kỳ ký tự nào có thể được nhập từ bàn phím, bao gồm cả dấu cách. Bạn thậm chí có thể sao chép cách Word sử dụng các khóa tiền tố cho một số ký tự quốc tế.

Người dùng thường được khuyên sử dụng Alt như một phần của phím tắt vì nó ít được sử dụng bởi các phím tắt có sẵn của Word. Điều này chắc chắn áp dụng cho tổ hợp Alt + Ctrl và Alt + Shift. Nhưng người dùng nên hết sức cảnh giác khi chỉ sử dụng Alt. Lý do là tất cả các mục menu cấp cao nhất đều được truy cập từ bàn phím bằng phím Alt. Ví dụ: Alt + I truy cập menu Chèn. Nếu bạn gán Alt + I làm phím tắt, Word sẽ không cảnh báo bạn rằng Alt + I được dành riêng cho một mục menu. Trên thực tế, hộp thoại mô tả Alt + I là ‘chưa được gán’. Điều này cũng đúng với tất cả các lệnh menu khác.

Bạn có thể thay đổi phím nóng cho các mục menu trong hộp thoại Tùy chỉnh bằng cách thay đổi tên. Ví dụ: nếu bạn thay đổi “& Insert” thành “Ins & ert,”

phím nóng trở thành Alt + E và Word không cảnh báo bạn rằng tổ hợp này đã được gán cho menu Chỉnh sửa. Kết quả thực là nó không hoạt động đúng cho một trong hai. Ngoài ra còn có các menu tích hợp khác có thể được thêm vào thanh menu xung đột như nhau với các lệnh menu hiện có — một lần nữa, hoàn toàn không có cảnh báo.

Một số người coi thiếu sót này là một lỗi trong Word, nhưng có vẻ như nó đã được thiết kế. (Tại sao? Ai biết được!) Người dùng nên nhận thức được vấn đề tiềm ẩn và cảnh giác với các xung đột có thể xảy ra khi tạo phím tắt cho bàn phím và menu của riêng họ.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (640) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: