Dấu trang là một tính năng tiện dụng của Word và chúng có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. (Dấu trang đã được thảo luận nhiều trong các WordTips khác.) Khi bạn xác định dấu trang, về cơ bản bạn đang cung cấp tên mà vị trí hoặc nhóm ký tự sau này có thể được tham chiếu trong tài liệu. Ví dụ: bạn có thể đánh dấu tên khách hàng, sau đó xác định dấu trang có tên là Máy khách có thể được sử dụng ở nơi khác trong tài liệu để tham chiếu đến tên khách hàng.

Khi bạn thực hiện thao tác tìm kiếm và thay thế, bạn có thể vô tình xóa dấu trang. Ví dụ, hãy xem xét văn bản sau:

This agreement between [John Doe] and [Mary Smith]

is entered into freely and without compulsion.

Dấu ngoặc trong văn bản này cho biết điểm bắt đầu và điểm kết thúc của hai dấu trang. (Dấu ngoặc sẽ không xuất hiện trong văn bản thực tế; chúng chỉ được cung cấp ở đây để giúp làm rõ ví dụ.) Nếu bạn tìm kiếm “John Doe” hoặc “Mary Smith” và thay thế các tên bằng tên mới, các dấu trang sẽ biến mất. Đây có thể là vấn đề đối với các vị trí khác trong tài liệu của bạn, nơi bạn có thể tham khảo các dấu trang. Tất cả đột ngột, không còn gì để tham khảo.

Tại sao các dấu trang bị xóa? Rất đơn giản, đó là do bạn đã xóa dấu trang. Mọi thứ trong dấu trang đã biến mất, vì vậy Word không còn cần dấu trang nữa và nó sẽ được ném sang một bên. Giải pháp cho vấn đề này là phải rất cẩn thận trong cách bạn tạo dấu trang của mình hoặc cẩn thận trong cách bạn thực hiện tìm kiếm và thay thế. Ví dụ: bạn có thể xác định dấu trang của mình hơi khác một chút:

This agreement between[ John Doe ]and[ Mary Smith ]

is entered into freely and without compulsion.

Lưu ý rằng trong ví dụ này, các khoảng trắng xung quanh tên được bao gồm trong các dấu trang. Bây giờ, khi bạn tìm kiếm và thay thế toàn bộ tên, văn bản tạo nên dấu trang sẽ không bao giờ bị xóa (khoảng trắng sẽ vẫn còn), vì vậy Word không ném ra dấu trang.

Tùy chọn khác liên quan đến việc thay đổi cách bạn thực hiện tìm kiếm và thay thế.

Vì ý tưởng là đảm bảo rằng ít nhất một số văn bản từ dấu trang gốc vẫn còn nguyên sau một thao tác tìm kiếm và thay thế, bạn có thể thực hiện hai thao tác tìm kiếm và thay thế thay vì một thao tác. Ví dụ, nếu bạn muốn thay thế John Doe bằng Margaret Brown, trong lần tìm kiếm và thay thế đầu tiên, bạn sẽ thay thế John bằng Margaret và trong lần tìm kiếm và thay thế thứ hai, bạn sẽ thay thế Doe bằng Brown. Kết quả là bạn không bao giờ thay thế hoàn toàn văn bản gốc của dấu trang và nó sẽ vẫn ở nguyên vị trí khi bạn hoàn tất.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (856) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: