Don đã gặp phải một vấn đề trong văn phòng của mình về phong cách. Có vẻ như khi có nhiều tác giả cùng sử dụng một tài liệu, phong cách đôi khi thay đổi bất ngờ. Nếu Don lưu một tệp với các kiểu nhất định tại chỗ và người khác có quyền truy cập vào máy chủ sẽ mở và lưu cùng một tệp, thì khi Don mở tệp sau đó, các định nghĩa kiểu luôn thay đổi.

Có một số điều cần kiểm tra khi điều này xảy ra. Trước hết, bạn cần kiểm tra để đảm bảo rằng tất cả người dùng đã tắt cập nhật kiểu động. Tính năng này của Word gây ra các thay đổi đối với định nghĩa kiểu khi ai đó áp dụng thay đổi định dạng rõ ràng cho một thứ gì đó trong tài liệu. Do đó, với tính năng được bật, nếu ai đó thực hiện thay đổi đối với một đoạn riêng lẻ, thay đổi đó cũng được áp dụng cho kiểu cơ bản, do đó sẽ ảnh hưởng đến mọi đoạn khác trong tài liệu sử dụng kiểu đó. Để tắt tính năng này, tất cả người dùng sẽ cần thực hiện các bước sau nếu bạn đang sử dụng Word 97 hoặc Word 2000:

  1. Chọn Kiểu từ menu Định dạng. Word hiển thị hộp thoại Kiểu.

  2. Trong danh sách kiểu, hãy chọn tên kiểu.

  3. Nhấp vào Sửa đổi. Hộp thoại Sửa đổi Kiểu được hiển thị.

  4. Đảm bảo rằng hộp kiểm Tự động Cập nhật, ở cuối hộp thoại, là rõ ràng.

  5. Bấm vào OK để đóng hộp thoại Sửa đổi kiểu.

  6. Bấm vào Đóng để loại bỏ hộp thoại Kiểu.

Nếu bạn đang sử dụng Word 2002 hoặc Word 2003, các bước thực hiện sẽ khác:

  1. Chọn Kiểu và Định dạng từ menu Định dạng. Word hiển thị ngăn tác vụ Kiểu và Định dạng, ở phía bên phải của màn hình.

  2. Di con trỏ chuột qua tên kiểu trong ngăn tác vụ. Bạn sẽ thấy một mũi tên xuống xuất hiện ở phía bên phải của tên kiểu.

  3. Nhấp vào mũi tên xuống và chọn Sửa đổi. Word sẽ hiển thị hộp thoại Sửa đổi Kiểu. (Xem Hình 1.)

  4. Đảm bảo rằng hộp kiểm Tự động Cập nhật, ở cuối hộp thoại, là rõ ràng.

  5. Bấm OK.

Lưu ý rằng các bước này chỉ ảnh hưởng đến một kiểu duy nhất trong tài liệu. Đúng vậy — Word cho phép cập nhật kiểu động được thiết lập trên cơ sở từng kiểu. Điều này có nghĩa là bạn sẽ cần phải xem qua từng kiểu trong tài liệu của mình và làm theo các bước tương tự. Điều đó rõ ràng có thể trở nên khá tẻ nhạt nếu bạn có nhiều kiểu trong tài liệu. Trong trường hợp đó, bạn có thể muốn sử dụng macro để xem qua tất cả các kiểu và thay đổi cài đặt. Macro sau sẽ thực hiện điều này khá độc đáo:

Sub RemoveAutoUpdate()

Dim s As Style     For Each s In ActiveDocument.Styles         If s.Type = wdStyleTypeParagraph Then             s.AutomaticallyUpdate = False         End If     Next s End Sub

Vấn đề cũng có thể liên quan đến mẫu được đính kèm với tài liệu của bạn. Ví dụ: nếu tài liệu sử dụng Normal.dot và mẫu Normal.dot của mỗi người dùng khác nhau, thì điều này có thể ảnh hưởng đến giao diện của tài liệu. Cách khắc phục sự cố này là đảm bảo rằng tài liệu sử dụng mẫu khác với Normal.dot (tốt nhất là mẫu được lưu trữ trên máy chủ và tất cả người dùng đều có thể truy cập được) hoặc mẫu Normal.dot của mọi người đều giống nhau.

Bạn cũng có thể kiểm tra để đảm bảo rằng tất cả người dùng đã cài đặt cùng một phông chữ trên hệ thống của họ. Nếu tài liệu sử dụng phông chữ có trong hệ thống của bạn và sau đó tài liệu đó được mở trên hệ thống không có cùng phông chữ đó, Word sẽ thay thế phông chữ khác cho phông chữ bị thiếu. Điều này có thể ảnh hưởng đến giao diện của tài liệu, ngay cả khi sau đó bạn mở lại tài liệu trên hệ thống ban đầu của mình. Để ngăn chặn vấn đề này, hãy đảm bảo rằng bạn đã cấu hình Word để nó nhúng phông chữ TrueType vào tài liệu:

  1. Chọn Tùy chọn từ menu Công cụ. Word hiển thị hộp thoại Tùy chọn.

  2. Đảm bảo rằng tab Lưu được chọn. (Xem Hình 2.)

  3. Đảm bảo đã chọn hộp kiểm Phông chữ TrueType Nhúng.

  4. Nếu bạn sẽ sử dụng một số lượng nhỏ ký tự trong một phông chữ cụ thể, hãy chọn hộp kiểm Chỉ nhúng các ký tự được sử dụng.

  5. Để tiết kiệm dung lượng trong tài liệu, hãy chọn hộp kiểm Không nhúng Phông chữ Hệ thống Chung.

  6. Nhấp vào OK.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (423) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: