Các luật sư tại công ty luật của Patty sử dụng Word’s Track Changes như một công cụ cộng tác và họ đặc biệt thích xem các bản sửa đổi của tác giả khác nhau được thể hiện bằng các màu sắc và tên khác nhau. Gần đây, công ty đã gặp phải một vấn đề đã xảy ra khi một luật sư gửi tài liệu cho khách hàng, tìm họ để sửa đổi, nhưng khi tài liệu trả về, tất cả các thay đổi đều có một màu do “Tác giả” xác định. Khi theo dõi điều này, Patty tin rằng sự cố xảy ra do người ở phía bên kia thực hiện các thay đổi và lưu khi bật cài đặt “Xóa thông tin cá nhân khi lưu”. Cô ấy tự hỏi liệu có cách nào (có lẽ với macro) mà họ có thể ngăn cài đặt này được bật để họ có thể xem ai thực hiện thay đổi trong các tài liệu được gửi cho khách hàng hay không.

Cách dễ nhất để xử lý điều này (như Patty nghi ngờ) là sử dụng macro.

Macro có thể được thiết lập để nó chạy bất cứ khi nào tài liệu được mở.

(Tất cả những gì bạn cần làm là lưu trữ macro trong đối tượng ThisDocument.)

Macro chỉ cần đặt một cài đặt duy nhất:

Private Sub Document_Open()

With ActiveDocument         .RemovePersonalInformation = False     End With End Sub

Bây giờ, có một số lưu ý liên quan đến hiệu quả của việc sử dụng macro để đặt cài đặt này. Trước tiên, bạn cần hiểu rằng nếu người dùng không bật macro khi mở tài liệu, thì macro này sẽ không bao giờ chạy. Thứ hai, macro chạy khi tài liệu mở, có nghĩa là người dùng có thể thay đổi cài đặt một cách rõ ràng khi tài liệu được mở.

Có lẽ giải pháp tốt hơn cho vấn đề sẽ nằm trong lĩnh vực giáo dục người dùng: Bạn có thể tạo một tờ hướng dẫn được cung cấp cho khách hàng, cùng với tài liệu, hướng dẫn khách hàng cách thực hiện chính xác các thay đổi đối với tài liệu. Tờ này có thể hướng dẫn khách hàng không thay đổi cài đặt “Xóa thông tin cá nhân khi lưu”, cùng với những việc khác bạn muốn thực hiện trong quá trình xem xét tài liệu.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (3799) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003.