Người dùng Word có quyền truy cập vào nhiều máy in sẽ khó biết máy in nào được chọn vào thời điểm họ muốn in, trừ khi hộp thoại Print được hiển thị lần đầu tiên. Điều này ngăn cản sự đơn giản của việc sử dụng công cụ Print trên thanh công cụ. Nếu bạn rơi vào tình huống này, bạn có thể nghĩ sẽ rất tuyệt nếu tên của máy in có thể được hiển thị trên thanh trạng thái để bạn có thể dễ dàng biết mình có cần đổi sang một máy in khác không hoặc nếu bạn có thể nhấp vào Công cụ in.

Bạn có thể thay đổi những gì được hiển thị trên thanh trạng thái — nhưng điều đó có thể rắc rối hơn mức đáng có. Thông tin được hiển thị trên thanh trạng thái có thể được thay đổi bằng cách sử dụng macro. Bạn có thể dễ dàng tạo một macro liên tục cập nhật thanh trạng thái với tên của máy in, nhưng điều đó sẽ ghi đè nhiều thông tin có giá trị đã được hiển thị trên thanh trạng thái.

Để dừng việc xóa thông tin thanh trạng thái quan trọng, bạn có thể muốn macro chỉ cập nhật thanh trạng thái khi nó được chạy. Sau đó, bạn có thể gán macro cho một nút trên thanh công cụ. Một cú nhấp chuột vào nút và bạn có thể biết máy in nào được chọn.

Tất nhiên, vấn đề với cách tiếp cận này là nó không giúp bạn tiết kiệm được gì. Giả sử máy in được chọn đúng, quá trình in sẽ thực hiện hai lần nhấp — một lần trên công cụ macro tùy chỉnh của bạn và sau đó một lần trên công cụ Print. Đây là số lần nhấp chuột cần thiết để in thông qua hộp thoại In — một chuyển động nhấp / kéo để mở hộp thoại In và sau đó nhấp vào nút In. (Nếu bạn sử dụng bàn phím, bạn có thể nhanh chóng nhấn Ctrl + P để hiển thị hộp thoại Print.)

Vậy một người để làm gì? Chà, có hai giải pháp tiềm năng. Đầu tiên chỉ là sử dụng các khả năng có sẵn của Word để xác định máy in nào được chọn. Nếu bạn đã bật Mẹo màn hình liên quan đến các thanh công cụ và nếu bạn di con trỏ chuột qua công cụ In chỉ trong giây lát, Word sẽ hiển thị tên của máy in hiện được chọn. Sau đó, bạn biết có được không khi chỉ cần nhấp vào công cụ hoặc nếu bạn cần kéo hộp thoại Print lên. (Bạn kiểm soát việc hiển thị Mẹo màn hình trên thanh công cụ bằng cách chọn Tùy chỉnh từ menu Công cụ, sau đó hiển thị tab Tùy chọn. Tìm tùy chọn Hiển thị Mẹo màn hình trên thanh công cụ.)

Giải pháp thứ hai là thực hiện thêm một chút lập trình macro và chỉ cần tạo một cách để — chỉ với một cú nhấp chuột — in tới từng máy in của bạn. Các macro này có thể rất đơn giản; tất cả những gì họ cần làm là chuyển đổi máy in và sau đó in tài liệu hiện tại. Macro cơ bản sẽ như sau:

Sub PrintToP1()

ActivePrinter = "\\SPA-SERVER\HP OfficeJet Pro L7700 Series"

ActiveDocument.PrintOut End Sub

Để sửa đổi macro theo nhu cầu của bạn, hãy thay đổi tên macro (PrintToP1) để phản ánh một cái gì đó mang tính mô tả. Ví dụ: bạn có thể thay đổi phần ‘P1’ để nó là tên viết tắt của máy in của bạn. Sau đó, trong dòng đầu tiên của nội dung macro, bạn cần thay đổi thông tin trong dấu ngoặc kép thành tên đầy đủ của máy in, như nó xuất hiện trong hộp thoại In. Đó là nó.

Giờ đây, với một trong những macro này cho mỗi máy in của bạn, bạn có thể gán chúng cho các nút trên thanh công cụ và sử dụng chúng để in tài liệu của bạn — đến máy in thích hợp — chỉ bằng một cú nhấp chuột.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1515) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003.