Khi bạn sử dụng tính năng kết hợp thư của Word để tạo nhãn, nó chỉ cần tạo một tài liệu nguồn chứa các mã trường thích hợp để in một bộ nhãn. Để in nhiều bản sao nhãn, tất cả những gì bạn cần làm là hợp nhất tài liệu nguồn với nguồn dữ liệu để tạo một tài liệu mới. Tài liệu đã hợp nhất này có thể được in nhiều lần tùy thích để đạt được tất cả các bản sao bạn muốn.

Tất nhiên, vấn đề với cách tiếp cận này là bạn có nhiều bộ nhãn, không phải nhiều bản sao nhãn. Ví dụ: giả sử bạn muốn có năm bản sao của mỗi nhãn, vì vậy bạn đã in tài liệu đã hợp nhất năm lần. Nhãn đầu tiên trong mỗi bộ giống nhau, như bạn mong đợi. Tuy nhiên, nếu bạn muốn in năm bản sao của cùng một nhãn, theo thứ tự, trên trang đầu tiên, rồi năm bản sao của nhãn tiếp theo, theo thứ tự, bạn không thể sử dụng phương pháp đơn giản là in tài liệu đã hợp nhất nhiều lần.

Câu trả lời nằm ở việc quay trở lại tài liệu nguồn — tài liệu có mã trường — được tạo bởi Word. Nếu bạn hiển thị tài liệu nguồn và sau đó nhấn Alt + F9 để hiển thị mã trường trong tài liệu. Bạn sẽ thấy rằng đối với mỗi nhãn ngoại trừ nhãn đầu tiên, Word bao gồm trường \ {NEXT} ở đầu nhãn. Để in nhiều bản sao của nhãn, chỉ cần xóa số trường \ {NEXT} mong muốn. Đối với mỗi trường \ {NEXT} mà bạn xóa, Word sẽ in nhãn đó bằng cách sử dụng dữ liệu trong cùng một bản ghi dữ liệu như được sử dụng bởi nhãn trước đó. (Hãy nhớ rằng Từ đó đặt các nhãn lại với nhau từ trái sang phải, sau đó từ trên xuống dưới.)

Ví dụ: giả sử Word đã định dạng tài liệu nguồn của bạn cho các nhãn Avery 5160, có ba hàng ngang và mười hàng trên mỗi trang tính. Nếu bạn muốn có ba bản sao của mỗi nhãn, chỉ cần xóa các trường \ {NEXT} khỏi mỗi nhãn trong cột hai và cột ba. Do đó, trường \ {NEXT} sẽ chỉ xuất hiện trong nhãn đầu tiên của mỗi hàng, ngoại trừ hàng đầu tiên, trong đó một \ {NEXT} luôn được Word giả định. Để tạo nhãn thực của bạn, chỉ cần hợp nhất tài liệu nguồn với nguồn dữ liệu để tạo tài liệu mới có nhãn của bạn. Bạn sẽ thấy rằng mỗi nhãn được lặp lại ba lần.

Để tạo số lượng nhãn khác nhau, chỉ cần đảm bảo rằng trường \ {NEXT} chỉ xuất hiện sau số lượng nhãn mong muốn. Điều này có nghĩa là nếu bạn muốn có năm bản sao của mỗi nhãn, thì \ {NEXT} sẽ chỉ xuất hiện ở đầu nhãn thứ sáu, mười một, mười sáu, hai mươi mốt và hai mươi sáu.

Nhược điểm của cách tiếp cận này là số lượng nhãn bạn in phải là một yếu tố của số lượng nhãn trên trang tính. Trong trường hợp nhãn Avery 5160, số 30 (số nhãn trên mỗi tờ)

phải chia đều cho số bản bạn muốn. Ví dụ: bạn có thể in 2, 3, 5, 6, 10 hoặc 15 nhãn và điền vào mỗi trang. Nếu bạn sử dụng một số khác, chẳng hạn như 7, không chia hết (7 nhân 4 là 28, là số gần nhất mà bạn có thể nhận được), thì bạn phải xóa tất cả các trường khỏi hai nhãn cuối cùng của trang tính để chúng sẽ in ra trống.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1627) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: