Khi bạn sử dụng tính năng kết hợp thư của Word, bạn có khả năng kết hợp với máy in hoặc kết hợp với một tài liệu mới. Chọn cái sau thường là giải pháp thay thế tốt nhất, vì bạn có khả năng kiểm tra đầu ra của mình trước khi thực sự in.

Tuy nhiên, điều gì xảy ra nếu bạn chỉ cần in một phần tài liệu đã hợp nhất của mình? Ví dụ: nếu tài liệu đã hợp nhất của bạn có 320 trang và bạn chỉ cần in 15 trang cuối cùng? Bạn có thể nghĩ rằng câu trả lời là chỉ in một loạt các trang, nghĩa là các trang 305-320.

Nếu bạn cố gắng làm điều này với một tài liệu được trộn thư, bạn sẽ không nhận được kết quả như mong đợi. Trong thực tế, bạn sẽ không nhận được kết quả nào cả. Điều này là do Word chèn dấu ngắt phần giữa mỗi bản ghi đã hợp nhất mà nó thêm vào tài liệu của bạn. Vì vậy, nếu bạn đang in 320 bản sao của tài liệu một trang, bạn có 320 trang, không phải từ trang 1 đến trang 320.

Nghe có vẻ khó hiểu? Nó có thể xảy ra nếu bạn không hiểu cách các phần hoạt động.

Mỗi khi bắt đầu một phần mới, Word sẽ bắt đầu đếm lại số trang. Để giải quyết vấn đề này, bạn có ba lựa chọn thay thế.

Đầu tiên, bạn chỉ cần bắt đầu xóa các trang cho đến khi bạn chỉ còn lại các trang mong muốn. (Tôi gọi đây là phương pháp brute force, và nó không phải lúc nào cũng là lựa chọn tốt nhất.) Thứ hai, bạn chỉ cần thay thế tất cả các ngắt phần trong tài liệu đã hợp nhất bằng ngắt dòng. Điều này được thực hiện theo các bước sau:

  1. Chọn tùy chọn Thay thế từ menu Chỉnh sửa hoặc nhấn Ctrl + H. Word hiển thị tab Thay thế của hộp thoại Tìm và Thay thế. (Xem Hình 1.)

  2. Trong hộp Tìm gì, nhập ^ b. Đây là mã cho ngắt phần.

  3. Bấm vào nút Không định dạng, nếu nó có sẵn. Thao tác này sẽ xóa mọi thông số kỹ thuật định dạng trong những gì bạn đang tìm kiếm. (Bạn có thể cần nhấp vào nút Khác để xem nút Không định dạng.)

  4. Trong hộp Thay thế Bằng, nhập ^ m. Đây là mã ngắt trang.

  5. Bấm vào nút Không định dạng, nếu nó có sẵn. Thao tác này sẽ xóa mọi thông số kỹ thuật định dạng bằng những gì bạn đang thay thế.

  6. Nhấp vào Thay thế Tất cả.

Bây giờ bạn có thể in như bình thường, nhập một dãy số trang bạn muốn in.

Tuy nhiên, giải pháp thứ ba có lẽ là nhanh nhất và dễ nhất. Chỉ cần nhớ rằng trong tài liệu đã hợp nhất của bạn, bạn đang làm việc với các phần, thay vì các trang. Vì vậy, nếu bạn muốn in ra mẫu thư cho các bản ghi 305 đến 320, bạn sẽ làm theo các bước sau:

  1. Chọn In từ menu Tệp. Word hiển thị hộp thoại In.

  2. Trong hộp Trang, nhập s305-s320. Lưu ý việc bao gồm “s.” Điều này cho thấy bạn đang chỉ định một phạm vi phần, trái ngược với một phạm vi trang bình thường.

  3. Nhấp vào OK. Thông tin mong muốn của bạn được in ra.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1126) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: