Nếu bạn sử dụng công cụ Hiển thị / Ẩn trên thanh công cụ Định dạng, bạn có thể hiển thị hoặc ẩn các dấu cho biết vị trí của các ký tự không in trong tài liệu của mình. Bạn cũng có thể kiểm soát việc hiển thị các dấu riêng lẻ bằng cách sử dụng các điều khiển trên tab Xem của hộp thoại Tùy chọn.

Mặc dù ban đầu các dấu có thể gây khó chịu, nhưng khi bạn đã quen với chúng, chúng là một lợi ích tuyệt vời để chỉnh sửa hiệu quả tài liệu. Trong một số trường hợp, bạn có thể cần in tài liệu của mình với các dấu hiệu hiển thị. Ví dụ: nếu bạn dạy một lớp học cách sử dụng Word, việc in tài liệu có các dấu hiển thị / ẩn có thể nhìn thấy sẽ giúp giải thích cho sinh viên lý do tại sao tài liệu của họ trông không chính xác như họ muốn.

Rất tiếc, Word không cung cấp cách để bạn thực hiện việc này.

Một cách giải quyết rõ ràng là chụp các biểu diễn đồ họa của màn hình. Khi bạn đang xem một phần cụ thể của tài liệu mà bạn muốn in, nhấn phím PrintScreen sẽ đặt ảnh chụp màn hình lên Clipboard. Sau đó, bạn có thể chuyển sang tài liệu mới và nhấn Ctrl + V để dán màn hình đã chụp vào tài liệu mới. Tất nhiên, hạn chế của cách tiếp cận này là bạn chỉ có thể in tài liệu của mình một màn hình tại một thời điểm.

Một giải pháp khác là thay thế các ký tự không in bằng các ký tự sẽ in. Bảng sau đây cho thấy những gì bạn nên tìm kiếm và những gì bạn nên thay thế để có được kết quả mong muốn.

Character

Search For

Replace With

Tab

^t

2192, Alt+X

Spaces

(space)

Alt+0183

Paragraph Marks

^p

Alt+0182^p

Optional Hyphens

^-

Alt+0172

Khi nhập nội dung bạn đang tìm kiếm, một tổ hợp như Alt + 0182 có nghĩa là giữ phím Alt khi bạn nhập 0182 trên bàn phím số. Tổ hợp 2192, Alt + X có nghĩa là gõ các số 2192 rồi nhấn ngay Alt + X *.

Bây giờ bạn có thể in tài liệu và các dấu hiệu hiển thị trên bản in. Hạn chế duy nhất là vì các ký tự thay thế có chiều ngang, nên việc phân trang tài liệu của bạn sẽ không giống như trước khi bạn thực hiện các thay thế. Ngoài ra, việc thay thế dấu cách bằng dấu chấm nhỏ (Alt * + 0183) có nghĩa là Word sẽ không biết nơi ngắt dòng; nó hoàn toàn không thấy khoảng cách giữa các từ.

Nếu cách tiếp cận này tạo ra kết quả thỏa đáng cho nhu cầu của bạn, bạn luôn có thể ghi lại nhiều bước tìm kiếm và thay thế vào một macro duy nhất có thể chạy bất kỳ lúc nào.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (3789) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: