Nhiều người đã khám phá ra sức mạnh của việc sử dụng các kiểu để định dạng tài liệu của họ. Các kiểu cho phép họ dễ dàng và nhanh chóng cung cấp một cái nhìn nhất quán cho tài liệu của họ. Các kiểu có thể bị “hỏng” nếu bạn sao chép các đoạn từ tài liệu này sang tài liệu khác. Ví dụ: giả sử rằng bạn có một tài liệu được định dạng bằng cách sử dụng các kiểu đã xác định rõ của bạn. Nếu ai đó cung cấp cho bạn một tài liệu khác và bạn sao chép các đoạn văn từ tài liệu của họ và dán chúng vào tài liệu của bạn, thông tin được dán không nhất thiết phải áp dụng các kiểu bạn đã tạo trong tài liệu của mình – thay vào đó, nó giữ lại phần lớn định dạng tồn tại trong tài liệu khác.

Vậy làm cách nào để đảm bảo rằng kiểu của bạn không bị hỏng khi bạn sao chép và dán thông tin từ các tài liệu khác? Câu trả lời dễ dàng là chỉ cần dán thông tin dưới dạng văn bản chưa được định dạng (chọn Chỉnh sửa | Dán Đặc biệt | Văn bản Chưa định dạng).

Tất nhiên, có những khó khăn cố hữu khi sử dụng phương pháp này. Vấn đề lớn nhất là khi bạn dán thông tin vào tài liệu của mình, bạn sẽ cần phải quay lại và định dạng văn bản bằng các kiểu của mình. Ngoài ra, nếu bạn đang sao chép bảng từ tài liệu này sang tài liệu khác, thì bạn sẽ cần phải làm lại hoàn toàn các bảng, ngoài việc áp dụng các kiểu.

Mặc dù quy trình định dạng lại có vẻ tốn nhiều công sức, nhưng đó là cách duy nhất để ngăn việc nhập các định dạng cùng với văn bản đã dán.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1491) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003.