Evelyn lưu ý rằng trong WordPerfect, cô có thể tạo ra cái được gọi là Quick AdWords. Điều này tương tự như AutoText trong Word, nhưng QuickWords có thể làm được nhiều hơn thế. Với chúng, cô có thể lưu trữ một tài liệu hoàn chỉnh, bao gồm đầu trang, chân trang và định dạng, đồng thời đặt tài liệu hoàn chỉnh đó trong một tài liệu khác. AutoText cho phép bạn lưu trữ và sử dụng lại các khối văn bản lớn, nhưng nó không thể xử lý toàn bộ tài liệu — bao gồm đầu trang, chân trang và tất cả các định dạng — như Quick AdWords có thể. Evelyn tự hỏi liệu có cách nào để có được khả năng nâng cao này trong Word không.

Trong Word, có hai cách khác nhau để đưa văn bản vào tài liệu của bạn.

Đầu tiên là thông qua việc sử dụng các mục nhập Văn bản tự động, như Evelyn lưu ý. Thứ hai là thông qua việc sử dụng trường INCLUDETEXT, cho phép bạn đặt nội dung của toàn bộ tài liệu trong tài liệu hiện tại.

Cả hai cách tiếp cận đều tuyệt vời trong việc đưa văn bản vào tài liệu của bạn, nhưng cả hai cách đều không đi xa như tính năng Quick AdWords của WordPerfect. Sự khác biệt lớn nhất là trong việc xử lý định dạng cấp độ trang.

Trong Word, định dạng cấp độ trang bao gồm những thứ như lề, đầu trang và chân trang. Khi bạn muốn thay đổi những điều này trong tài liệu, bạn cần chèn dấu ngắt phần và điều chỉnh định dạng cho phần mới. Khi bạn chèn văn bản bằng AutoText hoặc trường INCLUDETEXT, Word không thực sự xem định dạng cấp trang của văn bản bạn đang chèn.

Tất nhiên, một cách giải quyết vấn đề này là chèn hai ngắt phần trong tài liệu của bạn và chèn Văn bản tự động hoặc sử dụng INCLUDETEXT giữa các ngắt phần. Sau đó, bạn có thể định dạng thủ công phần đó để có định dạng cấp trang mà bạn mong muốn.

Thực ra có một cách khác để đưa văn bản vào tài liệu của bạn, đó là sử dụng các tài liệu con. Nếu bạn tạo một tài liệu chính và sau đó kéo vào các tài liệu phụ của tài liệu chính, thì định dạng cấp độ trang trong các tài liệu con sẽ được sử dụng trong tài liệu in cuối cùng. (Điều này là do khi bạn chèn một tài liệu con vào tài liệu chính, Word sẽ chèn nó vào trong phần của chính nó, điều này cho phép định dạng cấp độ trang của tài liệu phụ khác với định dạng của tài liệu chính.)

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (555) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: