Một trong những cách hoàn thiện mà nhiều người cần áp dụng cho tài liệu của họ là điều chỉnh chính xác khoảng cách giữa các đoạn văn của họ để đạt được giao diện mong muốn. Word cung cấp khá nhiều quyền kiểm soát khoảng cách giữa các đoạn văn. Bạn thực hiện việc này bằng cách điều chỉnh các giá trị Trước và Sau trong hộp thoại Đoạn văn.

Nếu bạn thực hiện khá nhiều điều chỉnh khoảng trắng trước hoặc sau một đoạn văn, việc hiển thị liên tục hộp thoại Đoạn văn và thực hiện các điều chỉnh có thể trở nên tẻ nhạt. Thật không may, Word không bao gồm bất kỳ phím tắt nào cho phép bạn điều chỉnh loại khoảng cách này một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, bạn có thể đạt được mức độ dễ sử dụng tương đương bằng cách phát triển các macro của riêng bạn.

Ví dụ: các macro sau sẽ điều chỉnh khoảng trắng sau một đoạn văn bằng một điểm.

Sub SAPlus()

Dim SA As Integer    SA = Selection.ParagraphFormat.SpaceAfter + 1    If SA > 1584 Then SA = 1584    Selection.ParagraphFormat.SpaceAfter = SA End Sub

Lưu ý rằng macro chỉ cho phép bạn tăng khoảng trắng sau một đoạn văn lên 1584 điểm. Điều này là do đây là giá trị tối đa cho phép của Word; giá trị cao hơn sẽ tạo ra lỗi. Một sự thay đổi nhỏ về macro dẫn đến việc giảm không gian sau đoạn văn:

Sub SAMinus()

Dim SA As Integer    SA = Selection.ParagraphFormat.SpaceAfter — 1    If SA < 0 Then SA = 0    Selection.ParagraphFormat.SpaceAfter = SA End Sub

Lưu ý rằng các macro này có thể dễ dàng được sửa đổi để sử dụng một số giá trị hoặc công thức khác để tính toán tăng hoặc giảm cho khoảng cách. Ví dụ, bạn có thể cộng hoặc trừ 6 điểm cùng một lúc, nếu muốn. Bạn cũng có thể thay đổi macro để chúng áp dụng cho khoảng trắng trước một đoạn văn bằng cách chỉ cần thay đổi mọi lần xuất hiện của “sau” thành “trước”.

Mẹo cuối cùng để làm cho các macro này thực sự hữu ích là gán chúng cho tổ hợp bàn phím hoặc các nút trên thanh công cụ. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách sử dụng thông tin được cung cấp trong các số báo khác của WordTips.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1669) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: