Đôi khi bạn sẽ muốn lưu hành một tệp cho người khác, nhưng bạn không muốn họ thay đổi lời nói của bạn. Có một số cách bạn có thể đặt tài liệu của mình ở chế độ chỉ đọc. Cách đầu tiên và đơn giản nhất là sử dụng khả năng của hệ điều hành của bạn để thực hiện thay đổi. Chỉ cần tạo tài liệu của bạn và sau đó (từ bên ngoài Word) thay đổi các thuộc tính của tài liệu để cho biết nó ở chế độ chỉ đọc.

Một cách khác để thực hiện điều này là từ bên trong Word, bằng cách làm theo các bước sau:

  1. Tạo tài liệu của bạn như bình thường.

  2. Chọn Lưu dưới dạng từ menu Tệp. Word sẽ hiển thị hộp thoại Lưu dưới dạng.

  3. Chỉ định vị trí và tên của tệp mà bạn muốn nó được lưu.

  4. Tùy thuộc vào phiên bản Word của bạn, hãy nhấp vào nút Tùy chọn (Word hiển thị tab Lưu của hộp thoại Tùy chọn) hoặc nhấp vào nút Công cụ và sau đó chọn Bảo mật (Word hiển thị hộp thoại Bảo mật). (Xem Hình 1.)

  5. Trong hộp thoại, bạn có thể chỉ định mật khẩu và đề xuất chỉ đọc cho tệp.

  6. Nhấp vào OK để đóng hộp thoại. Word lại hiển thị hộp thoại Save As.

  7. Nhấp vào Lưu để lưu tệp của bạn.

Vấn đề duy nhất với những cách tiếp cận này để bảo vệ tài liệu của bạn là bất kỳ ai vẫn có thể tải tệp và sau đó sử dụng lệnh tùy chọn Save As để lưu bản sao tài liệu của riêng họ. Cách chắc chắn duy nhất để giải quyết vấn đề này là lưu tài liệu ở một số định dạng ứng dụng khác (chẳng hạn như hình ảnh đồ họa hoặc trong Adobe Acrobat) ngăn cản mọi việc sử dụng thông tin ngoại trừ việc đọc.

Có một tùy chọn khác cũng có thể phù hợp với hóa đơn. Điều này liên quan đến việc lưu tài liệu của bạn dưới dạng Word, có thể dễ dàng bảo vệ. Để thực hiện việc này, hãy làm theo các bước sau nếu bạn đang sử dụng Word 97 hoặc Word 2000:

  1. Chọn Bảo vệ tài liệu từ menu Công cụ. Word sẽ hiển thị hộp thoại Bảo vệ tài liệu.

  2. Chọn tùy chọn Biểu mẫu.

  3. Nhập mật khẩu ở cuối hộp thoại.

  4. Nhấp vào OK.

  5. Khi được nhắc, hãy nhập lại mật khẩu của bạn.

  6. Lưu tệp như bình thường.

Nếu bạn đang sử dụng Word 2002 hoặc Word 2003, hãy làm theo các bước sau:

  1. Chọn Bảo vệ tài liệu từ menu Công cụ. Word hiển thị ngăn Bảo vệ Tài liệu ở bên phải của cửa sổ tài liệu.

  2. Trong phần Giới hạn Chỉnh sửa của ngăn, hãy chọn hộp kiểm Chỉ Cho phép Loại Chỉnh sửa Này. Word kích hoạt danh sách thả xuống dưới hộp kiểm.

  3. Sử dụng danh sách thả xuống, chọn Điền vào biểu mẫu.

  4. Nhấp vào Có, Bắt đầu Thực thi Bảo vệ. Word hiển thị hộp thoại Bắt đầu Thực thi Bảo vệ. (Xem Hình 2.)

  5. Nhập mật khẩu (hai lần) vào hộp thoại.

  6. Nhấp vào OK.

  7. Lưu tệp như bình thường.

Giờ đây, không ai có thể thay đổi tài liệu của bạn nếu không biết mật khẩu.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (158) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: