Một cách phổ biến để bảo vệ tài liệu là đặt các tùy chọn chia sẻ có sẵn khi bạn lưu tài liệu. Ví dụ, bạn có thể chọn Tools | Tùy chọn | Lưu, sau đó điền vào passwords ở cuối hộp thoại. Một mật khẩu được sử dụng để mở tài liệu và mật khẩu kia được sử dụng nếu bạn muốn cấm các thay đổi đối với tài liệu.

Hạn chế của các tùy chọn mật khẩu này là người dùng được hiển thị với một hộp thoại yêu cầu nhập mật khẩu khi họ cố gắng mở tài liệu. Sự khác biệt giữa hai mật khẩu là nếu bạn yêu cầu mật khẩu để mở, thì người dùng thậm chí sẽ không thể mở tài liệu mà không có nó. Nếu bạn yêu cầu mật khẩu để sửa đổi tài liệu, thì người dùng có thể mở bản sao chỉ đọc của tài liệu, ngay cả khi họ không có mật khẩu.

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không bao giờ có ý định cung cấp mật khẩu cho người dùng? Trong trường hợp đó, việc hỏi mật khẩu có vẻ như lãng phí thời gian. Thay vào đó, sẽ rất tuyệt nếu người dùng có thể bỏ qua hộp thoại và chỉ mở bản sao chỉ đọc của tài liệu. Trong trường hợp này, có ba cách bạn có thể thực hiện một giải pháp.

Giải pháp đầu tiên (và đơn giản nhất) là đặt tệp tài liệu ở chế độ chỉ đọc. Trong Windows (không phải Word), nhấp chuột phải vào tài liệu và chọn tùy chọn Thuộc tính. Trong hộp thoại kết quả, bạn có thể sửa đổi thuộc tính chỉ đọc cho tệp. Nếu bạn đánh dấu nó là chỉ đọc, thì không ai có thể thay đổi tài liệu; nó sẽ tự động ở chế độ chỉ đọc khi được mở trong Word. Tất nhiên, không có gì ngăn cản người khác làm theo các bước tương tự và xóa thuộc tính chỉ đọc để họ có thể thay đổi tệp gốc.

Cách tiếp cận thứ hai là tận dụng cài đặt mạng của bạn, nếu bạn có mạng. Chỉ cần nói chuyện với quản trị viên hệ thống của bạn và nhờ cô ấy tạo một thư mục mà bạn có thể viết, nhưng từ đó những người khác chỉ có thể đọc. Bằng cách đó, họ không thể thay đổi tài liệu gốc, nhưng bạn có thể.

Cách tiếp cận thứ ba là bảo vệ tài liệu theo cách khác. Khi bạn chọn Bảo vệ Tài liệu từ menu Công cụ, Word sẽ hiển thị hộp thoại Bảo vệ Tài liệu hoặc ngăn tác vụ Bảo vệ Tài liệu, tùy thuộc vào phiên bản Word của bạn. Loại bảo vệ này thường được sử dụng khi tạo biểu mẫu, nhưng nó cũng có khả năng áp dụng cho các tài liệu chung.

Trong hộp thoại Bảo vệ tài liệu, đảm bảo rằng tùy chọn Biểu mẫu được chọn, sau đó cung cấp mật khẩu. Khi tài liệu được tải sau đó, người dùng không được nhắc nhập mật khẩu. Người dùng cũng sẽ không thể làm những việc khác, chẳng hạn như chọn văn bản và sao chép nó.

Tuy nhiên, người dùng sẽ có thể xem và in tài liệu như mong muốn.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1654) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: