Bernie đã viết về một vấn đề mà anh ấy gặp phải với một số tệp cũ được tạo trong Word.

Có vẻ như khi anh ấy cố gắng mở chúng ngay bây giờ, anh ấy thấy một thông báo cho biết “Tài liệu này chứa các phông chữ nhúng chỉ đọc” và anh ấy không thể thực hiện các thay đổi trong tài liệu.

Hành vi này, tin hay không, là do thiết kế. Phông chữ TrueType, được cài đặt trên rất nhiều máy Windows, có thể sở hữu các thuộc tính xác định cách chúng có thể được sử dụng. Một số phông chữ có thể được sử dụng tự do trên bất kỳ hệ thống nào, trong khi những phông chữ khác thì không. Trên thực tế, phông chữ có thể có bất kỳ thuộc tính nào sau đây được đặt:

Có thể cài đặt . * Cho phép nhúng; phông chữ có thể được nhúng trong tài liệu và được cài đặt vĩnh viễn trên hệ thống đích.

Editable . * Cho phép nhúng; phông chữ có thể được nhúng trong tài liệu, nhưng chỉ được cài đặt tạm thời trên hệ thống đích.

Print and Preview . * Cho phép nhúng; phông chữ có thể được nhúng trong tài liệu, nhưng chỉ được cài đặt tạm thời trên hệ thống đích.

Tài liệu có thể được mở ở chế độ chỉ đọc.

_ Giấy phép hạn chế ._ * Không được phép nhúng; phông chữ có thể không được nhúng trong tài liệu.

Người dùng không thể thay đổi các thuộc tính được gán cho một phông chữ, nhưng được chỉ định bởi nhà phát triển phông chữ. Các thuộc tính này kiểm soát cách một phông chữ có thể được nhúng trong tài liệu Word. Bạn (với tư cách là tác giả tài liệu) có thể kiểm soát xem một phông chữ có được nhúng vào tài liệu hay không bằng cách chọn Tùy chọn từ menu Công cụ và hiển thị tab Lưu. Điều khiển Phông chữ TrueType được nhúng chỉ định xem phông chữ TrueType được sử dụng trong tài liệu của bạn có nên được nhúng vào trong nó hay không.

Điều này có ảnh hưởng gì đến bạn? Không có gì, ngoại trừ tài liệu của bạn lớn hơn một chút so với thông thường. Tuy nhiên, nó có thể có ảnh hưởng rất lớn đến người khác, trên một máy khác. Nếu họ cố gắng mở tài liệu của bạn — tài liệu có phông chữ nhúng — thì chính xác điều gì xảy ra phụ thuộc vào thuộc tính của phông chữ trong tài liệu và cấu hình máy của người dùng.

Nếu người dùng mục tiêu đã cài đặt cùng một phông chữ đã được sử dụng khi tạo tài liệu, thì họ sẽ không gặp vấn đề gì khi mở và sử dụng tệp. Nếu không, thì Word sẽ cố gắng “cài đặt” phông chữ nhúng vào hệ thống của người dùng, dựa trên các thuộc tính của phông chữ đó. Nếu thuộc tính phông chữ là “có thể cài đặt” hoặc “có thể chỉnh sửa”, thì người dùng không có vấn đề gì và có thể sử dụng tài liệu bình thường. Nếu thuộc tính phông chữ là “in và xem trước”, người dùng sẽ thấy một thông báo giống như Bernie đã làm. Tài liệu có thể được mở, nhưng chỉ để xem lại và in — không thể chỉnh sửa tài liệu.

Có một số giải pháp cho một vấn đề như thế này. Giải pháp đầu tiên là cài đặt phông chữ TrueType được cấp phép trên máy đích. Nếu bạn không biết phông chữ là gì, bạn có thể hỏi tác giả của tài liệu đó là gì hoặc bạn có thể yêu cầu tác giả tắt tính năng nhúng phông chữ. (Nếu tài liệu được lưu mà không nhúng phông chữ và phông chữ được chỉ định không có trên hệ thống đích, thì Word sẽ thực hiện thay thế phông chữ để gần đúng với tài liệu gốc.)

Nếu cả hai phương pháp này đều không thực tế, bạn có thể thử mở tài liệu trong WordPad và lưu nó dưới một tên mới hoặc bạn có thể mở tài liệu bằng Notepad, trích xuất văn bản và lưu nó trong một tài liệu mới mà bạn cần định dạng từ đầu.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (72) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: