Beth làm việc cho một công ty gặp phải thảm kịch — một nhà phân tích tài chính chủ chốt chết bất đắc kỳ tử. Điều này khiến không thể truy cập vào tài liệu được bảo vệ bằng mật khẩu có chứa các dự báo mà nhà phân tích đang làm việc.

Hầu hết mọi người đều cảm thấy rằng nếu bạn không thể vào được tài liệu, bạn chỉ là người không may mắn. Thật vậy, một số người thậm chí còn đặt câu hỏi về tính hợp lệ của truy vấn của Beth. (Tôi đoán rằng những người đó bằng cách nào đó nghĩ rằng tất cả các nhà phân tích tài chính đều biết khi nào họ chết và do đó, sẽ mở khóa tất cả các tài liệu Word của họ hoặc viết ra hướng dẫn mật khẩu của họ trước khi họ đi.)

Thực tế của vấn đề là, có những tình huống hợp lệ trong đó việc truy cập vào một tệp được bảo vệ bằng mật khẩu là cần thiết và đạo đức. Trong những tình huống như vậy, khả năng tiếp cận được tài liệu của bạn có thể phụ thuộc vào may mắn và thói vũ phu.

Các phiên bản Word hiện đại sử dụng thuật toán mã hóa RC4 công nghiệp về cơ bản là không thể bẻ khóa, trừ khi bạn có quyền truy cập vào siêu máy tính và một vài người bạn làm việc tại NSA.

Đây là lúc lỗ hổng mật khẩu xuất hiện. Con người là những sinh vật có thói quen và passwords

cũng không ngoại lệ. Không có gì lạ khi mọi người sử dụng một vài mật khẩu và sử dụng chúng cho tất cả các mục đích mật khẩu của họ. Hơn nữa, mật khẩu thường là các biến thể theo một chủ đề — một người, động vật, địa điểm yêu thích hoặc các mục dễ nhớ khác, với một số biến thể được đưa vào, chẳng hạn như một vài số hoặc một số chữ cái bị đảo ngược.

Điều này có nghĩa là có thể đoán được mật khẩu. Tuy nhiên, trừ khi bạn biết khá rõ mật khẩu của người đó có thể là gì, việc đoán có thể tẻ nhạt và dễ xảy ra lỗi. Đây là lúc phần mềm phát huy tác dụng.

Ví dụ, hãy xem xét phần mềm như Word Key, được tìm thấy ở đây:

http://www.lostpassword.com/word.htm

Loại phần mềm này có thể thử hàng nghìn và hàng triệu mật khẩu tiềm năng nhanh hơn những gì bạn có thể hy vọng làm được. Nó có thể tốn một chút chi phí cho phần mềm, nhưng chi phí cần phải được cân nhắc với giá trị tiềm năng của thông tin trong tài liệu.

Có nhiều nơi khác trên Web công bố thông tin về cách bẻ khóa tệp Word được bảo vệ bằng mật khẩu. Bạn có thể sử dụng bất kỳ công cụ tìm kiếm nào để tìm kiếm các cụm từ như Word, mật khẩu, crack, hack, _ và _warez. Bạn có thể cần phải khám phá và thử nghiệm một chút, nhưng thông tin ở đó.

Tuy nhiên, kinh nghiệm của Beth đưa ra một tình huống mà tất cả các công ty cần phải lập kế hoạch – điều gì sẽ xảy ra nếu một nhân viên chủ chốt qua đời hoặc nghỉ việc? Là một phần trong kế hoạch của bạn cho những trường hợp như vậy, bạn có thể muốn thực hiện một chính sách trong đó mật khẩu cho các tài liệu của công ty được chia sẻ với nhân viên chủ chốt, với nhân viên CNTT hoặc được lưu trữ ở một số vị trí “ký quỹ” an toàn để chúng có thể được truy cập trong trường hợp khẩn cấp.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (194) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: