Nhiều người sử dụng tính năng Theo dõi Thay đổi của Word để tạo điều kiện chỉnh sửa tài liệu. Hãy xem xét tình huống sau: Hai tác giả đang theo dõi những thay đổi trong cùng một tài liệu. Những thay đổi của ông Smith được hiển thị bằng màu đỏ và ông sẽ xóa một câu. Những thay đổi của cô Doe được hiển thị bằng màu xanh lam, nhưng cô ấy muốn câu giữ nguyên. Cô từ chối thay đổi của ông Smith, điều này sẽ thay đổi văn bản trở lại văn bản không được đánh dấu. Bà Jones muốn có một cách thể hiện sự từ chối của bà Doe bằng màu xanh lam để ông Smith biết rằng một lời từ chối thực sự đã diễn ra.

Thật không may, kịch bản này không mô tả cách mà các Thay đổi Theo dõi đã từng được dự định sử dụng. Khi bạn theo dõi các thay đổi của tác giả, thì các thay đổi của mỗi tác giả sẽ được phản ánh trong tài liệu.

Chấp nhận và từ chối các thay đổi chỉ được thực hiện như một bước cuối cùng, khi bạn đang giải quyết tất cả các chỉnh sửa đã thực hiện. Nói cách khác, chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi không phải là một bước trung gian, được thực hiện bởi một trình soạn thảo trong một chuỗi trình soạn thảo sẽ xử lý một tài liệu cụ thể.

Giải pháp là cô Doe chỉ cần bật tính năng Theo dõi Thay đổi, xóa các thay đổi của ông Smith và nhập nội dung của riêng mình. Về cơ bản, cô ấy đang thay đổi những thay đổi của anh ấy, thực hiện các chỉnh sửa của riêng mình. Thực tế là các chỉnh sửa của cô ấy về cơ bản hoàn tác các chỉnh sửa của anh ấy là bên cạnh vấn đề; chỉnh sửa của cô ấy nên được thực hiện chính xác như của anh ấy. Điều này cho phép người chỉnh sửa cuối cùng — người chịu trách nhiệm giải quyết tất cả các thay đổi — xem mọi người đã thực hiện những gì trong quá trình chỉnh sửa.

Nếu cô Doe cần giải thích tại sao cô ấy lại thay đổi Mr.

Các chỉnh sửa ban đầu của Smith, thì cách tốt nhất để làm điều đó là sử dụng tính năng Nhận xét của Word. Chỉ cần thực hiện các chỉnh sửa (chỉnh sửa các thay đổi của ông Smith để hoàn nguyên câu về dạng ban đầu), chèn nhận xét và cung cấp lý do. Một lần nữa, biên tập viên cuối cùng, trong khi giải quyết tất cả các chỉnh sửa trước đó, có thể đọc bình luận để giúp quyết định có chấp nhận ông

Smith thay đổi hoặc từ chối những thay đổi của anh ấy bằng cách chấp nhận những thay đổi do Ms.

Doe.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1618) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: