Khi bạn viết tài liệu trong Word, có rất nhiều thông tin được lưu trữ cùng với tài liệu có thể xác định bạn, với tư cách là tác giả. Tên của bạn được lưu trữ trong nhận xét, thuộc tính, các thay đổi được theo dõi và bất kỳ nơi nào khác. Nói chung, thông tin này thường được gọi là _metadata, _ mặc dù thuật ngữ này có thể áp dụng cho nhiều thông tin hơn là chỉ xác định tác giả. (Siêu dữ liệu có thể bao gồm mọi thông tin không liên quan đến tài liệu được lưu trữ cùng với tài liệu đó.)

Có một số cách bạn có thể thử xóa thông tin nhận dạng khỏi tài liệu. Có lẽ phương pháp thành công nhất là chuyển đổi tài liệu của bạn thành tệp văn bản thuần túy, sau đó tải lại vào Word. Tất nhiên, hạn chế lớn của gợi ý này là bạn không chỉ mất siêu dữ liệu mà còn mất tất cả các định dạng trong tài liệu.

Một khả năng khác là chuyển đổi tài liệu của bạn sang định dạng RTF. RTF (định dạng văn bản đa dạng thức) là định dạng tệp cho phép bạn duy trì hầu hết các định dạng, nhưng tất cả các thuộc tính tài liệu đều bị loại bỏ. Một lợi ích khác là tệp RTF có thể được tải bởi hầu hết mọi trình xử lý văn bản khác ngoài Word, có nghĩa là tài liệu trở nên dễ di động hơn so với tài liệu Word gốc. Một hạn chế là RTF không xử lý tốt các tệp nếu chúng có bản chất phức tạp, chẳng hạn như chứa các bảng phức tạp và định dạng đặc biệt của Word, chẳng hạn như có đường viền kép hoặc gạch dưới kép.

Trong Word 2002, có một tùy chọn mới được thêm vào chương trình có thể giúp loại bỏ một số thông tin nhận dạng được lưu trong tài liệu. Trong Word 2002 hoặc Word 2003, chọn Công cụ | Tùy chọn để hiển thị hộp thoại Tùy chọn, sau đó đảm bảo rằng tab Bảo mật được hiển thị. (Xem Hình 1.)

image

Hình 1. Thẻ Security của hộp thoại Options.

Lưu ý hộp kiểm Xóa Thông tin Cá nhân khỏi Thuộc tính Tệp trên Lưu. Nếu tùy chọn này được chọn, Word sẽ loại bỏ thông tin cá nhân khỏi thuộc tính tệp. Tuy nhiên, đừng dựa vào điều này để xóa tất cả thông tin nhận dạng vì thông tin này được lưu trữ ở nhiều nơi hơn là chỉ khu vực thuộc tính tệp. Bài viết trong Cơ sở Kiến thức sau đây mô tả một điểm thiếu sót của tùy chọn chương trình này và cách khắc phục nó:

http://support.microsoft.com/kb/278579

Microsoft đã chuẩn bị nhiều bài viết đề cập đến cách loại bỏ siêu dữ liệu trong tài liệu của bạn. Các bài viết trong Cơ sở Kiến thức sau đây sẽ cung cấp cho bạn ý tưởng về mức độ phức tạp của nhiệm vụ:

http://support.microsoft.com/kb/237361 (Word 97)

http://support.microsoft.com/kb/237361 (Word 2000)

http://support.microsoft.com/kb/290945 (Word 2002)

http://support.microsoft.com/kb/825576 (Word 2003)

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (8215) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: