Greg có một tài liệu lớn sử dụng các dấu ngoặc kép thông minh trong suốt nó. Anh ta cần thay thế một số, nhưng không phải tất cả, dấu ngoặc kép và dấu nháy đơn bằng các dấu tương đương không thông minh của chúng.

Đây thực sự là một sự xuất hiện khá phổ biến. Nhiều người sử dụng dấu ngoặc kép thông minh trong tài liệu của họ để mang lại cái nhìn “hoàn thiện” hơn cho những gì họ đang viết, nhưng đôi khi cần sử dụng dấu ngoặc kép và dấu nháy đơn thường xuyên trong một số trường hợp, chẳng hạn như khi ghi chú phút và giây với thời gian trong văn bản.

Mẹo để thực hiện kiểu tìm kiếm và thay thế này là tắt khả năng trích dẫn thông minh của Word. Làm theo các bước sau:

Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Word trước Word 2007, hãy làm theo các bước sau:

  1. Chọn Tùy chọn Tự động Sửa hoặc Tự động Sửa (tùy thuộc vào phiên bản Word của bạn) từ menu Công cụ. Word hiển thị hộp thoại AutoCorrect.

  2. Bấm vào tab Tự động định dạng khi bạn nhập. (Xem Hình 1.)

  3. Đảm bảo rằng tùy chọn Báo giá thẳng với Báo giá thông minh bị xóa.

  4. Nhấp vào OK.

Bây giờ bạn đã sẵn sàng thực hiện thao tác tìm và thay thế:

  1. Nhấn Ctrl + H. Word hiển thị tab Thay thế của hộp thoại Tìm và Thay thế. (Xem Hình 2.)

  2. Đặt một dấu ngoặc kép hoặc dấu nháy đơn vào hộp Tìm gì.

  3. Đặt cùng một ký tự vào hộp Replace With.

  4. Đảm bảo rằng bạn không tìm kiếm bất kỳ định dạng nào hoặc sử dụng bất kỳ định dạng nào trong văn bản thay thế.

Sử dụng các điều khiển trong hộp thoại để xem từng lần xuất hiện của ký tự và thay thế nó, nếu muốn. Tìm và Thay thế sẽ tìm mọi lần xuất hiện của ký tự bạn đã nhập ở bước 2, bất kể ký tự đó có “thông minh” hay không. Vì dấu ngoặc kép thông minh bị tắt, thay thế sẽ là dấu ngoặc kép thông thường hoặc dấu nháy đơn, như mong muốn.

Có một lưu ý đối với thông tin được trình bày ở đây: Nếu bạn đang thực hiện tìm kiếm với các ký tự đại diện được bật, Word sẽ phân biệt đối xử nhiều hơn trong những gì được tìm kiếm. Mặc dù tìm kiếm thông thường không phân biệt được dấu ngoặc kép thông thường và thông minh, nhưng tìm kiếm theo ký tự đại diện thì có. Do đó, bạn không thể chỉ nhập một trích dẫn thông thường vào hộp Tìm gì khi thực hiện tìm kiếm theo ký tự đại diện. Thay vào đó, bạn phải giữ phím Alt và sử dụng bàn phím số để nhập mã chính xác cho ký tự trích dẫn thông minh mà bạn muốn:

0145 (dấu nháy mở đầu), 0146 (dấu nháy đơn đóng), 0147 (dấu nháy mở đầu) hoặc 0148 (dấu nháy kết thúc).

Không có cách nào để tránh bỏ qua tất cả sự xuất hiện của dấu ngoặc kép hoặc dấu nháy đơn trong tài liệu, vì tất cả chúng đều phải được kiểm tra để bạn có thể xác định xem mình có muốn thực hiện thay đổi hay không. Khi bạn thực hiện xong các thay đổi của mình, hãy đảm bảo rằng bạn đã bật lại dấu ngoặc kép thông minh (sử dụng các bước trước đó trong mẹo này), nếu bạn thường nhập với chúng.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (7450) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: