Terry có một tài liệu chứa rất nhiều dữ liệu số. Thông thường, tài liệu có số phần với khoảng trắng trong đó, chẳng hạn như “422 891A.” Terry cần một cách để tìm kiếm trong tài liệu và tìm bất kỳ chuỗi “chữ số-dấu cách-chữ số” nào và thay thế nó bằng “chữ số-gạch ngang-chữ số”. Ví dụ: “422 891A” sẽ được đổi thành “422-891A.” Terry tự hỏi liệu có cách nào để làm điều này với Tìm và Thay thế.

Loại thao tác tìm và thay thế này có thể được thực hiện khá dễ dàng bằng cách sử dụng tính năng tìm kiếm theo ký tự đại diện được tích hợp trong Word. Đây là phiên bản nhanh:

  1. Nhấn Ctrl + H để hiển thị tab Thay thế của hộp thoại Tìm và Thay thế.

  2. Bấm vào nút More nếu nó có sẵn.

  3. Chọn hộp kiểm Sử dụng ký tự đại diện.

  4. Trong hộp Tìm gì, hãy nhập “([0-9]) ([0-9])”, không có dấu ngoặc kép và có một khoảng trắng ở giữa.

  5. Trong hộp Replace With, nhập lại “\ 1- \ 2”, không có dấu ngoặc kép.

  6. Bấm vào nút Thay thế Tất cả.

Đó là nó. Khi hộp kiểm Sử dụng ký tự đại diện được chọn (ở bước 3), Word cho phép bạn sử dụng các mẫu trong tìm kiếm. Trong trường hợp này, mỗi trường hợp của [0-9] có nghĩa là “khớp với bất kỳ chữ số duy nhất nào trong phạm vi từ 0 đến 9” Các dấu ngoặc đơn xung quanh mỗi trường hợp là nhằm mục đích nhóm cho phép những gì được tìm thấy trong nhóm đó được tham chiếu trong hộp Thay thế Bằng. Vì vậy, về cơ bản, mẫu Tìm gì phù hợp với bất kỳ chữ số đơn lẻ nào theo sau bởi một khoảng trắng theo sau là bất kỳ chữ số duy nhất nào.

Sau đó, những gì được nhập vào hộp Thay thế Bằng là một tập hợp các tham chiếu đến những gì được tìm thấy. Các chỉ báo \ 1 và \ 2 có nghĩa là “những gì được tìm thấy trong tập hợp dấu ngoặc đơn đầu tiên và những gì được tìm thấy trong tập hợp các dấu ngoặc thứ hai.” Vì vậy, điều này có nghĩa là “thay thế chữ số đầu tiên bằng chính nó, tiếp theo là dấu gạch ngang, sau đó thay thế chữ số thứ hai bằng chính nó.”

Tất nhiên, bạn có thể cần phải cụ thể hơn nữa trong mẫu bạn tìm kiếm, nếu có thể mẫu chữ số-khoảng trắng-chữ số có thể xuất hiện ở những vị trí khác trong tài liệu và bạn không muốn chúng bị ảnh hưởng.

Trong trường hợp đó, có lẽ mẫu phần số của bạn bao gồm ba chữ số theo sau là dấu cách, sau đó thêm ba chữ số và sau đó là một ký tự chữ cái, như được minh họa trong ví dụ được cung cấp ở phần đầu của mẹo này. Nếu đúng như vậy, bạn có thể tìm kiếm thông tin sau ở bước 4:

([0-9]{3}) ([0-9]{3})([A-Z])

Trong trường hợp này, bạn sẽ ngay lập tức ghi nhận việc bổ sung hai phiên bản của \ {3}. Các ký tự này là một chỉ báo rằng cần có ba trong số bất kỳ ký tự nào ngay trước chỉ báo. Do đó, cần có ba chữ số, mỗi chữ số từ 0 đến 9. Ngoài ra, các ký tự [A-Z] khớp với một chữ cái in hoa duy nhất trong phạm vi từ A đến Z.

Cũng lưu ý rằng có ba bộ dấu ngoặc đơn trong mẫu Tìm gì này. Sau đó, bạn có thể tham khảo chúng trong hộp Replace With (bước 5), như sau:

\1-\2\3

Vì tìm kiếm này cụ thể hơn, nên có rất ít khả năng bạn thay thế khoảng trắng bằng dấu gạch ngang mà bạn không có ý định thay thế.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (10834) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: