Terry thường nhập thông tin, chẳng hạn như tên khách hàng, vào Word từ một chương trình khác. Vấn đề là các tên ở định dạng (John ^ t ^ tDoe), trong đó họ và tên được phân tách bằng hai tab và toàn bộ tên được bao quanh bởi dấu ngoặc đơn. Terry cần thay thế hai tab bằng một khoảng trắng. Anh ta biết anh ta có thể sử dụng Tìm và Thay thế thông thường để làm điều đó, nhưng nó sẽ ảnh hưởng đến tất cả các trường hợp khác của hai tab trong tài liệu. Anh ấy tự hỏi liệu có cách nào để tìm kiếm các dấu ngoặc đơn, một từ và hai tab và thay thế nó bằng các dấu ngoặc đơn, từ và một khoảng trắng duy nhất.

Điều này thực sự có thể được thực hiện bằng cách sử dụng tính năng Tìm và Thay thế thông thường của Word. Đầu tiên, nếu tất cả các tên nằm trong một phần tài liệu của bạn, bạn có thể chọn các đoạn văn có chứa tên và thực hiện Tìm và Thay thế đơn giản để thay đổi hai ký tự tab thành một khoảng trắng. Điều này sẽ giới hạn các thay thế chỉ với những gì bạn đã chọn và tránh thực hiện các thay đổi trong các phần khác của tài liệu nơi có thể có các ký tự tab kép được sử dụng trong ngữ cảnh khác.

Nếu điều này không thể được thực hiện (có lẽ tên không bị giới hạn trong một vùng của tài liệu), thì bạn vẫn có thể sử dụng Tìm và Thay thế. Tất cả những gì bạn cần làm là thực hiện cái được gọi là tìm kiếm thẻ đại diện, mở ra sức mạnh thực sự là Tìm và Thay thế. Làm theo các bước sau:

  1. Nhấn Ctrl + H. Word hiển thị tab Thay thế của hộp thoại Tìm và Thay thế.

  2. Nhấp vào nút Thêm, nếu nó hiển thị. (Xem Hình 1.)

  3. Chọn hộp kiểm Sử dụng ký tự đại diện.

  4. Trong hộp Tìm gì, nhập cái này:

(\ ([A-Z] [a-z] \ {1,}) (^ t ^ t) ([A-Z] [a-z] \ {1,} \)). Trong hộp Thay thế Bằng, nhập cái này: \ 1 \ 3. Nhấp vào Thay thế Tất cả.

Chìa khóa để hiểu điều gì đang xảy ra với các bước này là hiểu mẫu tìm kiếm được tạo ở bước 4. Dễ dàng nhất là chia nó thành các phần, với mỗi phần được bao quanh (trong mẫu) bằng dấu ngoặc đơn. Phần đầu là thế này:

(\([A-Z][a-z]{1,})

Phần này có nội dung “tìm bất kỳ dấu ngoặc đơn mở nào, được biểu thị bằng \ (, theo sau là một ký tự hoa đơn lẻ, được biểu thị bằng [AZ], tiếp theo là ít nhất một ký tự thường, được biểu thị bằng [az] \ {1,}”. Mục đích của phần này của mẫu là tìm phần đầu tiên của tên trong ngoặc đơn, trước hai ký tự tab. Trong câu hỏi ban đầu của Terry, phần này sẽ tìm các ký tự “(John”.

Phần tiếp theo một phần của mô hình là:

(^t^t)

Phần này nói “tìm hai ký tự tab”. Điều này khá dễ hiểu. Vì phần này theo sau phần đầu tiên phần mới thảo luận, nghĩa là hai tab phải theo tên đầu tiên, như đã đề cập Phần thứ ba của mô hình là:

([A-Z][a-z]{1,}\))

Phần này của mẫu rất giống với phần đầu tiên. Về cơ bản, nó có nội dung “tìm một chữ cái viết hoa duy nhất, được biểu thị bằng [AZ], theo sau là ít nhất một chữ cái thường, được biểu thị bằng [a-z] \ {1,}, theo sau là dấu ngoặc đơn đóng, được biểu thị bằng \) “. Tổng hợp tất cả lại với nhau, tác dụng của mẫu tìm kiếm là tìm tên đầu tiên, tiếp theo là hai ký tự tab, tiếp theo là họ.

Hãy nhớ rằng mỗi phần của mẫu tìm kiếm được đặt trong một tập hợp các dấu ngoặc đơn. Điều này cho phép từng phần được tham chiếu trong mẫu “Thay thế bằng” ở bước 5. Do đó, bất kỳ thứ gì phù hợp với mẫu tìm kiếm sẽ được thay thế bằng những gì được tìm thấy trong phần đầu tiên của mẫu tìm kiếm (tên và dấu ngoặc đơn đứng đầu), một dấu cách và những gì được tìm thấy trong phần thứ ba của mẫu tìm kiếm (họ và dấu ngoặc đơn). Quả thực rất mạnh mẽ.

Bạn nên biết rằng bạn có thể cần phải sửa đổi những gì bạn tìm kiếm, tùy thuộc vào đặc điểm của các tên trong tài liệu của bạn. Như được hiển thị ở đây, tìm kiếm hoạt động tốt, miễn là tên (họ và tên)

bắt đầu bằng một chữ cái hoa và không có ký tự nào khác trong đó, chẳng hạn như dấu cách hoặc dấu chấm. Nếu tên của bạn không được cấu trúc theo cách này, bạn có thể sửa đổi mẫu tìm kiếm để ít hạn chế hơn. Ví dụ: hãy xem xét mẫu tìm kiếm sau đây có thể được sử dụng trong bước 4:

(\()(^t^t)(\))

Điều này tìm thấy bất kỳ số lượng ký tự nào giữa dấu ngoặc mở và các tab và bất kỳ số lượng ký tự nào giữa các tab và dấu ngoặc đóng.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (908) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: