Word bao gồm tính năng danh sách được đánh số được tích hợp sẵn mà bạn có thể sử dụng để phát triển nhanh danh sách của mình. Điều này rất tốt cho các danh sách theo thứ tự tăng dần (1 đến 10), nhưng không tuyệt vời cho những danh sách bạn muốn theo thứ tự giảm dần (10 đến 1).

Nếu bạn có nhu cầu về danh sách đảo ngược, không có tính năng tự động nào trong Word cho phép bạn tạo chúng. Một cách giải quyết vấn đề này là chỉ cần tạo danh sách số của riêng bạn và sắp xếp chúng theo thứ tự mong muốn. Vấn đề với điều này là quá trình này là thủ công chuyên sâu. Ngoài ra, tính năng danh sách được đánh số thông thường của Word có thể tàn phá danh sách được sắp xếp ngược lại của bạn nếu bạn nhấn Enter ở cuối mục danh sách hiện có.

Một cách khác để xử lý tình huống là đặt trước mỗi mục trong danh sách của bạn với một trường SEQ để tạo số cho mục danh sách. Khi bạn hoàn thành các mục danh sách, bạn có thể cập nhật các trường và sắp xếp các đoạn văn theo thứ tự giảm dần. Hạn chế rõ ràng của cách tiếp cận này là bạn cần phải nhập danh sách ban đầu của mình theo thứ tự ngược lại, vì loại cuối cùng sẽ thực hiện việc sắp xếp cho bạn. Vì vậy, nếu bạn có 10 mục, bạn sẽ nhập số 10 đầu tiên, sau đó đến số 9, v.v. Khi bạn đã sắp xếp, thứ tự của các mục sẽ được đảo ngược và mỗi mục sẽ kết thúc theo thứ tự cuối cùng của nó.

Một nhược điểm khác của điều này là việc thêm các mục vào danh sách trở nên cồng kềnh và nếu bạn cập nhật các trường trong tài liệu của mình, các con số sẽ bị loại bỏ hoàn toàn. Vì vậy, một cách tiếp cận thỏa đáng hơn phải được tìm ra.

Một cách là sửa đổi trường SEQ để nó hiển thị thứ tự dự kiến ​​của các đoạn một cách thích hợp hơn. Sử dụng trường ghép cho số danh sách có thể thực hiện điều này, theo cách sau:

{=NP — {SEQ RevList}}

Trong trường hợp này, các ký tự NP phải được thay thế bằng số một lớn hơn số mục trong danh sách cuối cùng của bạn. Do đó, nếu danh sách của bạn bao gồm 25 mục, thì NP sẽ là 26. Trường SEQ được sử dụng để tạo ra một thứ tự tăng dần của các số bị trừ khỏi NP để đưa ra đánh số thứ tự ngược lại cuối cùng.

Miễn là bạn biết số lượng đoạn văn (mục) trong danh sách của mình và bạn nhớ đặt trường này ở đầu mỗi đoạn văn, bạn đang ở trong tình trạng tuyệt vời. Nếu bạn quên một trong hai, danh sách của bạn có thể bị loại bỏ. Để giải quyết vấn đề này, một macro có thể hữu ích. Các macro sau (RevList và DoList) sẽ thực hiện thủ thuật.

Sub RevList()

Dim ShowFlag As Boolean     Dim Numparas As Integer     Dim Counter As Integer

Numparas = Selection.Paragraphs.Count     Selection.MoveLeft Unit:=wdCharacter, Count:=1     ShowFlag = ActiveWindow.View.ShowFieldCodes     ActiveWindow.View.ShowFieldCodes = True     DoList Numparas     Counter = 1     While Counter < Numparas         Selection.Move Unit:=wdParagraph, Count:=1         DoList Numparas         Counter = Counter + 1     Wend     ActiveWindow.View.ShowFieldCodes = ShowFlag     ActiveDocument.Select     ActiveDocument.Fields.Update End Sub
Private Sub DoList(Cnt As Integer)

Selection.Extend     Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1     If InStr(Selection.Text, "SEQ") > 0 Then         Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=2         Selection.Delete Unit:=wdCharacter, Count:=1     Else         Selection.Collapse Direction:=wdCollapseStart     End If     Selection.Fields.Add Range:=Selection.Range, Type:=wdFieldEmpty, _         PreserveFormatting:=False     Selection.TypeText Text:="=" & Cnt + 1 & "-"

Selection.Fields.Add Range:=Selection.Range, Type:=wdFieldEmpty, _         PreserveFormatting:=False     Selection.TypeText Text:="SEQ RevList"

With Selection.ParagraphFormat         .LeftIndent = InchesToPoints(0.5)

.FirstLineIndent = InchesToPoints(-0.5)

End With     Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=4     Selection.InsertAfter "." & vbTab End Sub

Để sử dụng macro, chỉ cần chọn các đoạn được đưa vào danh sách, sau đó chạy RevList, lần lượt sử dụng DoList. Các trường thích hợp được đặt ở đầu mỗi đoạn (loại bỏ bất kỳ trường nào đã có) và áp dụng thụt lề treo cho các đoạn.

Nếu bạn muốn sửa đổi cách tạo thụt lề treo, chỉ cần thay đổi các dòng trong macro DoList nơi các thuộc tính LeftIndent và FirstLineIndent được đặt.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1759) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: