Word hỗ trợ một phương pháp duy nhất để lưu tài liệu của bạn. Phương pháp này được gọi là lưu nhanh và có thể cắt giảm thời gian cần thiết để lưu tệp của bạn vào đĩa. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn đang làm việc với các tệp rất lớn — ví dụ: những tệp chứa nhiều hình ảnh đồ họa. Việc lưu nhanh dẫn đến việc tệp của bạn được lưu bình thường ngay lần đầu tiên nó được đưa vào đĩa và sau đó các lần lưu tiếp theo chỉ cần thêm các thay đổi của bạn vào cuối tệp gốc. Thường xuyên, Word sẽ viết lại toàn bộ tệp để bắt đầu bằng một bản sao sạch.

Để kích hoạt tính năng lưu nhanh, hãy làm theo các bước sau nếu bạn đang sử dụng phiên bản Word trước Word 2007 (tính năng lưu nhanh không khả dụng trong Word 2007):

  1. Chọn Tùy chọn từ menu Công cụ. Bạn sẽ thấy hộp thoại Tùy chọn.

  2. Bấm vào tab Lưu. (Xem Hình 1.)

  3. Đảm bảo rằng hộp kiểm Cho phép Tiết kiệm Nhanh được chọn.

  4. Nhấp vào OK.

Tiết kiệm nhanh nghe có vẻ tuyệt vời, phải không? Không quá nhanh – có một nhược điểm.

Những người dùng Word lâu năm sẽ cho bạn biết rằng trên thực tế, có nhiều lý do để không sử dụng tính năng FastSave của Word.

  • Các trình xử lý văn bản khác có thể không mở được các tài liệu Word được lưu khi bật tính năng FastSave. Ví dụ, WordPerfect cho biết nó có thể mở tài liệu Word, nhưng một số phiên bản WordPerfect không thể mở tài liệu FastSaved Word.

  • Phần mềm của bên thứ ba được thiết kế để hoạt động với tài liệu Word (chẳng hạn như một số trình kiểm tra ngữ pháp, chương trình quản lý tài liệu và phần mềm xuất bản trên máy tính để bàn) sẽ không hoạt động chính xác với tài liệu FastSaved Word.

  • Tìm Tệp (trong Word hoặc trong Windows) có thể không hoạt động chính xác với các tài liệu FastSaved Word.

  • FastSave dẫn đến các tệp phức tạp hơn được lưu trên đĩa. Bất kỳ lúc nào bạn tăng độ phức tạp, bạn sẽ có nguy cơ làm hỏng các tệp dễ dàng hơn.

  • Các tệp FastSaved chiếm nhiều dung lượng đĩa hơn.

Danh sách có thể tiếp tục lặp đi lặp lại, nhưng bạn có ý tưởng. Tóm lại, trừ khi bạn có nhu cầu cụ thể để sử dụng FastSave (chẳng hạn như nếu bạn chỉ tạo các tài liệu đơn giản bằng Word trên máy chạy chậm), thì có lẽ bạn nên đảm bảo rằng nó đã được tắt.

Lưu ý thêm, có một số trường hợp mà Word không thực hiện FastSave, ngay cả khi bạn đã bật tính năng này. Những trường hợp này bao gồm những điều sau:

  • Khi bạn lưu tài liệu lần đầu tiên. (Điều này có ý nghĩa, phải không?) Điều này bao gồm khi bạn chọn Lưu dưới dạng để lưu dưới tên mới hoặc ở vị trí mới.

  • Khi tài liệu của bạn được lưu trên máy chủ mạng hoặc ổ đĩa từ xa. (Word chỉ thực hiện FastSave vào ổ đĩa cục bộ.)

  • Khi Word đạt đến giới hạn lượng thông tin có thể lưu bằng tùy chọn FastSave. Trong trường hợp này, Word thực hiện lưu bình thường, sau đó lại bắt đầu sử dụng FastSave để lưu trong tương lai.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1889) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003.