Judith đã gặp sự cố với những người dùng không thể lưu công việc của họ và ngay cả khi thoát khỏi chương trình vẫn không lưu. Điều này khiến người dùng thất vọng và bộ phận hỗ trợ thậm chí còn thất vọng hơn.

Tất nhiên, một câu trả lời cho vấn đề này chỉ đơn giản là chỉ ra rằng việc không tiết kiệm là ngớ ngẩn và người dùng sẽ phải chịu đựng sự giám sát của chính họ.

Sau cùng, Word sẽ hỏi bạn xem bạn có muốn lưu trước khi vứt bỏ tài liệu của mình khi thoát không.

Điều đó đang được nói, có một cách để lưu mọi thứ có thể được tiếp cận và cách tiếp cận đó về cơ bản khác với cách hoạt động của Word theo mặc định. Cách tiếp cận mới sẽ liên quan đến việc bảo mật tên tệp khi tài liệu được tạo. Do đó, nếu bạn chọn tạo tài liệu, Word sẽ yêu cầu tên tệp và ngay lập tức lưu tệp trống bằng tên đó. Sau đó, bất cứ khi nào bạn thoát khỏi chương trình hoặc đóng tài liệu, Word sẽ tự động lưu tình trạng hiện tại của tệp — nó có thể thực hiện việc này vì nó đã bảo mật tên tệp.

Để triển khai một hệ thống như vậy, có hai macro đặc biệt mà bạn cần phải thiết lập: AutoNew và AutoClose. Macro đầu tiên, AutoNew, phát huy tác dụng bất cứ khi nào một tài liệu mới được tạo. Mục đích của macro này là nhắc người dùng nhập tên tệp, sau đó lưu tài liệu bằng tên đó. Sau đây là một ví dụ về macro sẽ thực hiện điều đó:

Sub AutoNew()

Dim sMyFile As String

On Error Resume Next     sMyFile = InputBox("File Name", " Save File ")



With Dialogs(wdDialogFileSummaryInfo)

.Title = sMyFile         .Execute     End With

Dialogs(wdDialogFileSaveAs).Show End Sub

Nếu bạn đặt macro Tự động Mới này trong mẫu Thông thường (Normal.dot hoặc Normal.dotm, tùy thuộc vào phiên bản Word của bạn), thì bất kỳ lúc nào người dùng tạo tài liệu mới, nó sẽ bắt đầu hoạt động. (Ngoại lệ duy nhất là khi Word khởi động lần đầu và một tài liệu mới được hiển thị.)

Macro thứ hai, AutoClose, cực kỳ đơn giản. Tất cả những gì nó làm là lưu tài liệu, không cần câu hỏi:

Sub AutoClose()

ActiveDocument.Save End Sub

Bây giờ, bất cứ khi nào bạn thoát, các thay đổi của bạn sẽ được lưu. Nếu vì một lý do nào đó, tài liệu chưa được đặt tên (ví dụ: người dùng bắt đầu nhập tài liệu mặc định được hiển thị đầu tiên khi Word khởi động), thì hộp thoại SaveAs sẽ hiển thị và người dùng có thể cung cấp tên tệp.

Mặc dù có thể không lưu tài liệu khi sử dụng các macro này, nhưng đó là một quá trình phức tạp hơn nhiều. Kết quả là hầu như không có gì bị mất. Tất nhiên, điều này đưa ra một số thách thức quản lý thú vị.

Ví dụ, không gian đĩa có thể sớm trở thành một mặt hàng rất hiếm. Điều này có nghĩa là bạn có thể cần một số chính sách về việc lưu nhiều phiên bản tài liệu hoặc đặt tên cho tài liệu. Có thể nói, đây chỉ là phần nổi của tảng băng chìm vì có rất nhiều vấn đề quản lý khác liên quan đến cách tiếp cận này.

Điều này dẫn đến một câu hỏi hoàn toàn khác: Câu hỏi nào tồi tệ hơn — đối phó với những người dùng không thể tự lưu tài liệu hoặc giao dịch với những người dùng buộc phải lưu tất cả tài liệu? Tất nhiên, câu trả lời sẽ khác nhau giữa các công ty.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1469) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: