Nếu bạn làm việc trong một doanh nghiệp cần đánh số thứ tự các mục, bạn có thể tự hỏi liệu có cách nào bạn có thể sử dụng Word để tạo nhãn cho mình không. Word có nhiều cách để bạn có thể thực hiện một số kiểu đánh số trong tài liệu của mình. Ví dụ: bạn có thể sử dụng các trường khác nhau để đánh số hoặc sử dụng danh sách được đánh số, tính năng phụ đề hoặc bạn có thể sử dụng kết hợp thư. Mặc dù tất cả các tính năng này (và hơn thế nữa) sử dụng một số kiểu đánh số trong đó, chúng không phải tất cả đều phù hợp để tạo nhãn.

Có lẽ cách dễ nhất để thiết lập các nhãn có số thứ tự là sử dụng khả năng Envelopes and Labels của Word kết hợp với trường SEQ. Đơn giản chỉ cần làm theo các bước sau:

  1. Sử dụng tùy chọn Phong bì và Nhãn từ menu Công cụ để tạo một trang nhãn trống.

  2. Trong nhãn trên cùng bên trái, hãy nhập từ Triển lãm, sau đó là khoảng trắng.

  3. Nhấn Ctrl + F9. Word sẽ chèn một cặp dấu ngoặc nhọn trường trong nhãn.

  4. Nhập SEQ và dấu cách.

  5. Nhập tên cho dãy số này, chẳng hạn như “triển lãm” (không có dấu ngoặc kép).

  6. Nhấn F9. Trường được thu gọn và một số xuất hiện trong nhãn của bạn.

  7. Định dạng nội dung của nhãn đầu tiên này theo bất kỳ cách nào bạn muốn.

  8. Sao chép nhãn đầu tiên bằng cách chọn nó và nhấn Ctrl + C.

  9. Lần lượt chọn từng nhãn khác trong hàng đầu tiên và nhấn Ctrl + V. Bây giờ bạn sẽ có một hàng nhãn hoàn chỉnh.

  10. Chọn các hàng nhãn trống khác và xóa chúng.

  11. Chọn toàn bộ hàng nhãn đầu tiên và nhấn Ctrl + C.

  12. Nhấn vào mũi tên bên phải, sẽ đặt điểm chèn của bạn ngay sau (bên dưới) hàng nhãn đầu tiên.

  13. Nhấn Ctrl + V để dán một hàng nhãn mới. Bây giờ bạn sẽ có hai hàng nhãn, được định dạng chính xác. (Đừng lo lắng rằng chúng có cùng số trên chúng.)

  14. Nhấn Ctrl + V cho mỗi hàng nhãn bổ sung mà bạn muốn. Bạn muốn có đủ hàng nhãn để đáp ứng toàn bộ nhu cầu của mình. Do đó, nếu bạn cần tổng cộng 125 nhãn và bạn có thể nhận được 3 nhãn trên mỗi dòng, thì bạn sẽ có 42 hàng nhãn.

  15. Nhấn Ctrl + A để chọn mọi thứ trong tài liệu.

  16. Nhấn F9. Điều này cập nhật tất cả các trường trong những gì bạn đã chọn. Tất cả các số của bạn bây giờ phải chính xác.

Nếu bạn không muốn sử dụng trường SEQ để tạo nhãn, bạn cũng có thể tạo chúng bằng cách phối thư. Về mặt khái niệm, bạn chỉ cần làm như sau:

  1. Tạo một trang tính Excel có bao nhiêu số trong đó tùy ý.

Ví dụ: nếu bạn cần 175 nhãn, bạn sẽ đặt tiêu đề trong ô A1 (chẳng hạn như “Số”) và 175 số bạn cần trong các ô từ A2 đến A176. Đảm bảo bạn lưu sổ làm việc.

  1. Trong Word, chọn Phối thư từ menu Công cụ. Thao tác này sẽ hiển thị hộp thoại Trình trợ giúp kết hợp thư.

  2. Thực hiện qua các bước tạo tài liệu mới bao gồm các nhãn và chỉ định nguồn dữ liệu của bạn (trang tính bạn đã tạo ở bước 1).

  3. Tạo nhãn mẫu sao cho nhãn có từ Triển lãm theo sau là trường hợp nhất đại diện cho số được lấy từ trang tính Excel. Đảm bảo nội dung nhãn được định dạng theo cách bạn cần.

  4. Hợp nhất thông tin vào một tài liệu mới. Bây giờ bạn sẽ có một tài liệu có tất cả các nhãn của bạn trong đó và bạn có thể in chúng như mong muốn.

Tất nhiên, có các giải pháp của bên thứ ba có sẵn để tạo các nhãn được đánh số tuần tự. Một sản phẩm được nhiều người đăng ký WordTips rất khuyến khích là Bates Labels từ Payne Consulting (http://www.payneconsults.com). Mẫu Word miễn phí này cho phép bạn dễ dàng tạo nhiều nhãn tùy thích cho một mục đích cụ thể.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1492) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: