Người đăng ký Reyzl Kalifowicz-Waletzky đã hỏi liệu có cách nào, khi sử dụng Word làm trình chỉnh sửa e-mail, để buộc độ dài dòng không dài hơn 78 ký tự hay không. Trước khi trả lời, có thể thảo luận một chút triết học để …​

Có hai loại e-mail thường được gửi qua Internet.

Loại đầu tiên là e-mail chỉ văn bản. Đây là loại e-mail truyền thống và văn bản có thể được hiển thị bởi mọi ứng dụng e-mail trên hành tinh.

Nếu bạn đang làm việc với phần mềm (chẳng hạn như trình quản lý danh sách gửi thư) mong đợi mỗi dòng của thư chỉ có một số ký tự nhất định, thì bạn nên đặt cược an toàn rằng phần mềm đó đang mong đợi một thư e-mail chỉ có văn bản.

Loại e-mail khác mà mọi người gửi là e-mail HTML. Nếu bạn nhận được thư có hình nền đẹp, cờ vẫy, loại kích thước khác nhau và các thuộc tính như in đậm hoặc nghiêng, thì thư đó là e-mail HTML.

Ngay cả khi thư chỉ chứa văn bản, nó vẫn là một e-mail HTML.

Những loại thư này sử dụng cùng một mã định dạng tồn tại trong các trang Web để kiểm soát cách văn bản xuất hiện trong ứng dụng e-mail.

Vấn đề là không phải tất cả các ứng dụng e-mail đều có thể hiển thị e-mail HTML. Nếu họ không hiển thị được thì rất có thể họ không xem được tin nhắn của bạn. (Một lần nữa, đây là lý do tại sao một số chương trình – chẳng hạn như trình quản lý danh sách gửi thư – có thể yêu cầu tin nhắn chỉ văn bản.) Ngoài ra, tin nhắn e-mail HTML luôn lớn hơn một tin nhắn chỉ văn bản tương đương do định dạng bổ sung thông tin được gửi cùng với tin nhắn.

Word, khi được sử dụng như một trình soạn thảo e-mail, chủ yếu được sử dụng để tạo các thư HTML. Thật không may, không có cài đặt nào trong Word kiểm soát độ dài dòng, vì độ dài dòng không phải là vấn đề với thư HTML. Vì lý do này, nếu bạn cần tạo e-mail chỉ văn bản, bạn nên làm như vậy bằng cách sử dụng một chương trình được thiết kế riêng cho mục đích đó. Hầu hết các ứng dụng e-mail (bao gồm Outlook, Outlook Express và Eudora) sẽ tạo ra các thông điệp e-mail chỉ văn bản rất tuyệt vời. Họ thậm chí sẽ cho phép bạn chỉ định độ dài dòng tối đa.

Nếu bạn phải sử dụng Word làm ứng dụng e-mail của mình, thì có một số điều bạn có thể làm để giải quyết vấn đề. Một cách tiếp cận là sử dụng phông chữ monospace, đặt lề sao cho có tối đa 78 ký tự mỗi dòng, sau đó lưu tệp bằng định dạng Text Only With Line Breaks. (Nếu bạn đang sử dụng Word 2002 hoặc Word 2003, bạn nên lưu tệp bằng định dạng MS-DOS Text With Layout.)

Tất nhiên, làm theo các bước này sẽ giúp bạn có được một tệp có độ dài dòng thích hợp, nhưng không phải là một email có độ dài dòng thích hợp. Bạn vẫn cần phải tìm cách gửi tệp dưới dạng thư e-mail. Ví dụ, bạn có thể tải lại tệp đã lưu vào Word rồi gửi đi.

Một cách tiếp cận khác mà bạn có thể sử dụng là tạo macro để chia dòng ở độ dài dòng mong muốn. Lý do cho macro là bạn phải đếm các ký tự thực trên mỗi dòng và sau đó đặt dấu xuống dòng bằng hoặc trước độ dài mong muốn. Để làm phức tạp vấn đề, macro cần đảm bảo rằng nó chỉ ngắt dòng khi xuất hiện khoảng trắng.

May mắn thay, VBA cho phép bạn kiểm tra các từ trong tài liệu, các từ này sẽ tự động ngắt tại các khoảng trắng. Macro sau sẽ chia tài liệu thành độ dài dòng mong muốn.

Sub ForceTo78()

Const cstrPunct As String = "!%*)}]:;>,."

Dim rngChar As Range

For Each rngChar In ActiveDocument.Words         If rngChar.Information(wdFirstCharacterColumnNumber) > 77 Then             If InStr(1, cstrPunct, Left(rngChar, 1), _               vbTextCompare) = 0 Then rngChar.InsertParagraphBefore         End If     Next rngChar End Sub

Lưu ý rằng macro này phá vỡ bất kỳ thứ gì dài hơn 77 ký tự. Lý do cho điều này khá đơn giản: VBA, khi nó kiểm tra các “từ” trong một tài liệu, sẽ coi một dấu ngắt xảy ra giữa một ký tự và dấu câu ở cuối. Macro này chỉ đơn giản là kiểm tra các từ được trả về và nếu chúng bắt đầu bằng dấu chấm câu, nó sẽ bỏ qua từ đó.

Điểm mấu chốt là macro sẽ xử lý chính xác các đoạn trong đó một dấu chấm câu đơn xuất hiện ở vị trí ký tự thứ 78.

Tuy nhiên, nếu một từ hợp lệ bắt đầu bằng dấu chấm câu (như trong “.com”)

và từ đó rơi vào vị trí ký tự thứ 78, thì macro sẽ vẫn bỏ qua từ đó và cho phép nó ở trên dòng. Điều này, trong một số trường hợp hiếm hoi, có thể gây ra một dòng dài hơn 78 ký tự.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1572) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003.