Michelle là một luật sư đơn đang cố gắng phát triển một văn phòng không cần giấy tờ. Một yếu tố quan trọng là quy ước đặt tên tài liệu để giúp cô sắp xếp và định vị tài liệu. Michelle muốn lưu tất cả các tài liệu bắt đầu bằng ngày YYYY_MM_DD mà cô ấy sẽ thêm thông tin khách hàng có liên quan. Cô ấy tự hỏi liệu có cách nào tạo mặc định cho Word để khi cô ấy lưu tài liệu mới, nó sẽ tự động bắt đầu bằng ngày hiện tại.

Có một số cách tiếp cận bạn có thể thực hiện để xử lý vấn đề này. Hầu hết các giải pháp liên quan đến việc sử dụng macro theo cách này hay cách khác. Có lẽ cách tiếp cận dựa trên macro dễ dàng nhất là thực hiện một số sửa đổi đối với lệnh FileSaveAs. Đây là lệnh mà Word thực thi bất cứ khi nào bạn chọn Save As (nhấn F12 là cách dễ nhất để thực hiện việc này) hoặc bất cứ khi nào bạn nhấp vào nút Save trên thanh công cụ với một tài liệu hoàn toàn mới.

Public Sub FileSaveAs()

Dim dlgSave As Dialog

Set dlgSave = Dialogs(wdDialogFileSaveAs)



With dlgSave         .Name = Format(Date, "yyyy_mm_dd ")

.Show     End With End Sub

Macro này về khái niệm khá đơn giản: Nó chỉ đặt ngày hiện tại (ở định dạng mong muốn) vào hộp thoại Lưu và sau đó hiển thị hộp thoại. Bằng cách này, người đó có thể thêm bất kỳ “thông tin khách hàng liên quan” nào mong muốn sau ngày đó.

Một cách tiếp cận khác để đặt ngày hiện tại vào hộp thoại Lưu dưới dạng là dựa vào thực tế là Word, theo mặc định, sử dụng nội dung của trường Tiêu đề trong thuộc tính tài liệu làm tên tệp mặc định. Bạn có thể sử dụng các trường để cập nhật nội dung của trường Tiêu đề. Điều này có nghĩa là bạn có thể làm theo các bước chung sau:

  1. Tạo một mẫu hoàn toàn mới cho tài liệu của bạn. (Bạn có thể sử dụng mẫu Bình thường, nếu muốn.)

  2. Đặt trường sau vào tài liệu của bạn: \ {info title “\ {DATE \ @” yyyy_MM_dd “}”}. Đánh dấu trang toàn bộ trường lồng nhau và sử dụng tên dấu trang như “infotitle”.

  3. Tạo một macro như sau:

  4. Lưu mẫu của bạn.

Hãy nhớ rằng trong thực hiện bước 2, cách bạn chèn dấu ngoặc nhọn trường là nhấn Ctrl + F9. Trường (được cập nhật trong macro AutoNew)

tìm nạp ngày hiện tại, theo định dạng được chỉ định và đặt nó vào trường Tiêu đề của thuộc tính tài liệu. Macro, sau khi cập nhật trường (và do đó đặt trường Tiêu đề), rồi xóa trường khỏi chính tài liệu.

Kết quả là khi ai đó lưu tài liệu lần đầu tiên, Word sẽ lấy nội dung của trường Tiêu đề và sử dụng nó làm tên tệp gợi ý cho tài liệu. Sau đó, người dùng có thể thêm bất kỳ “thông tin khách hàng liên quan” nào mong muốn sau ngày đó.

Bạn có thể tìm thêm suy nghĩ về chủ đề đặt tên tệp tiêu chuẩn tại mẹo này:

http://word.tips.net/T003531

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (11617) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: